Elektronik imza - elektronik tebligat

Geçtiğimiz haftaki yazımızda "elektronik fatura ve elektronik defter" düzenleme zorunluluğuna ilişkin açıklamalarımız yer almıştı. Bu yazımızda, yine elektronik ortam yoluyla işlerlik kazanacak bir başka zorunlu uygulama olan "elektronik tebligat" konusuna değinilecektir.

Yeni Türk Ticaret Kanunu'nun "Elektronik işlemler ve bilgi toplumu hizmetleri" ile ilgili son bölümünde yer alan 1525'inci maddesinde; "Tarafların açıkça anlaşmaları ve 18'inci maddenin üçüncü fıkrası saklı kalmak şartıyla, ihbarlar, ihtarlar, itirazlar ve benzeri beyanlar; fatura, teyit mektubu, iştirak taahhütnamesi, toplantı çağrıları ve bu hüküm uyarınca yapılan elektronik gönderme ve elektronik saklama sözleşmesi, elektronik ortamda düzenlenebilir, yollanabilir, itiraza uğrayabilir ve kabul edilmişse hüküm ifade eder.

Kayıtlı elektronik posta sistemine, bu sistemle yapılacak işlemler ile bunların sonuçlarına, kayıtlı posta adresine sahip gerçek kişilere, işletmelere ve şirketlere, kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcılarının hak ve yükümlülüklerine, yetkilendirilmelerine ve denetlenmelerine ilişkin usul ve esaslar Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından bir yönetmelikle düzenlenir. Yönetmelik bu kanunun yayımı tarihinden itibaren beş ay içinde yayımlanır." hükmü yer almaktadır.

Keza, "güvenli elektronik imza" başlığı altında yer alan 1526'ncı maddesinde; "Ticaret şirketleri ile gerçek ve tüzel kişi diğer tacirlere ilişkin olarak, bu kanunun zorunlu tuttuğu bütün işlemler elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile de yapılabilir. Bu işlemlerin dayanağı olan belgeler de aynı usulle elektronik ortamda düzenlenebilir. Zaman unsurunun belirlenmesi gereken ve yönetmelikte düzenlenen hâllerde güvenli elektronik imzaya eklenen zaman damgasının tarihi, diğer hâllerde merkezî veri tabanı sistemindeki tarih esas alınır. 

Şirket adına imza yetkisini haiz kişiler şirket namına kendi adlarına üretilen güvenli elektronik imzayla imza atabilirler. Bu durumda, kullanılacak nitelikli elektronik sertifikalarda sertifika sahibi alanı içerisine, sertifika sahibinin ismiyle birlikte temsil ettiği tüzel kişinin de ismi yazılır. Bu husus tescil ve ilan edilir." hükmü bulunmaktadır.

1525'inci madde hükmüne dayanılarak hazırlanmış olan "Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik" ise 25 Ağustos 2011 tarihli Resmi Gazete'de yayımlanmıştır. Anılan yönetmelikte; kayıtlı elektronik posta (KEP) sistemine, bu sistemle yapılacak işlemlerin sonuçlarına, kayıtlı elektronik posta adresine sahip gerçek ve tüzel kişilere, kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcılarının hak ve yükümlülüklerine ve denetimlerine ilişkin usul ve esaslar açıklanmıştır.

Anılan yönetmelikte; Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından MERSİS adı verilen ve ticaret sicil kayıtlarını da içeren Merkezi Sicil Kayıt Sistemi oluşturulması ve yönetilmesi öngörülmüş, oluşturulan bu sistem tarafından ticaret siciline kayıtlı tüzel kişilere, adına MERSİS numarası denilen, tek numara verilmesi benimsenmiştir. 

Keza anılan yönetmelikte, Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcı (KEPHS) kuruluşların Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından yetkili kılınması öngörülmüş ve kayıtlı elektronik posta (KEP) hesabı açmak isteyenlerin bu yetkili kılınmış KEPHS'lere başvuruda bulunacakları belirtilmiştir.(Halen KEPHS yetkisi almış 3 kurum bulunmakta olup, bunlardan biri Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğü (PTT) dür. Yetki almış kuruluşlara ilişkin bilgilere http://www.tk.gov.tr/bilgi_teknolojileri/kayitli_elektronik_posta/kephs.php internet adresinden ulaşılabilir.)

 

Öte yandan, 19 Ocak 2013 tarihli Resmi Gazete'de yayımlanan ve Adalet Bakanlığı tarafından çıkartılmış olan "Elektronik Tebligat Yönetmeliği"nde;

 

- "Kazai merciler",

- 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu'na ekli (I) sayılı cetvelde yer alan "genel bütçe kapsamındaki kamu idareleri",

- 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu'na ekli (II) sayılı cetvelde yer alan "özel bütçeli idareler",

- 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu'na ekli (III) sayılı cetvelde yer alan "düzenleyici ve denetleyici kurumlar",

- 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu'na ekli (IV) sayılı cetvelde yer alan "sosyal güvenlik kurumları",

- "İl özel idareleri",

- "Belediyeler",

- "Köy hükmi şahsiyetleri",

- "Barolar",

- "Noterler"

 

tarafından Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğü vasıtasıyla yapılacak elektronik tebligatlara ilişkin düzenlemeler yer almıştır. 

 

Anılan yönetmeliğin "Elektronik Tebligat Hizmetinden Yararlanma" başlığı altında yer alan 7. maddesinin;

- 1'inci fıkrasında; "anonim, limitet ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere, elektronik yolla tebligat yapılmasının zorunlu olduğu" ,

- 2'nci fıkrasında; "kendilerine yalnızca elektronik yolla tebligat yapılması zorunlu olan muhatapların, tebligat çıkarmaya yetkili merciler nezdindeki işlemlerinde elektronik tebligat adreslerini bildirmelerinin zorunlu olduğu",

- 3'üncü fıkrasında; "kendilerine zorunlu olarak elektronik yolla tebligat yapılması gereken muhataplara, elektronik tebligatın zorunlu bir sebeple yapılamaması halinde, kanunda belirtilen diğer usullerle tebligatın yapılacağı, bu tebligatta ayrıca, müteakip tebligatların elektronik ortamda yapılacağının bildirileceği", 

belirtilmiştir. Anılan bu düzenlemeler, yönetmeliğin 17'nci maddesinde belirtildiği üzere, 19.01.2013 tarihinden itibaren yürürlüğe girmiştir.

Yukarıda açıklanan düzenlemelere göre; mahkemeler, genel bütçe kapsamındaki kamu idareleri, özel bütçeli idareler, düzenleyici ve denetleyici kurumlar, sosyal güvenlik kurumları, il özel idareleri, belediyeler, barolar, noterler bundan böyle anonim ve limitet şirketlere yapacakları tebligatları elektronik yolla yapacaklardır. Dolayısıyla, anonim ve limitet şirketlerin, yetkili KEPHS'lere müracaat ederek elektronik posta adreslerini almaları gerekecektir. Elektronik ortamda tebligat yapmak zorunda olan ve yukarıda sayılan kurum ve kuruluşlar anonim ve limitet şirketlerce kendilerine elektronik tebligat adresleri henüz bildirilmemişse diğer normal yollardan tebligat yapacaklar ve bu tebligatta, bundan sonraki müteakip tebligatların elektronik yolla yapılacağını duyuracaklardır.