Elektronik defter tutulması ve belge düzenlenmesi zorunluluğu

Ticari, zirai ve mesleki faaliyette bulunan gerçek ve tüzel kişi vergi mükellefleri faaliyetlerinin seyrini ve sonuçlarını görmek ve gerekli kararları almak ihtiyacı nedeniyle defter tutar ve mali tablo hazırlarlar. Vergi kanunlarının gereklerini yerine getirmek bakımından da defter tutulması zorunludur. 

Son yıllara kadar defter ve belgeler kağıt ortamında hazırlanmış ve tutulmuştur. İletişim sistemlerinde ve özellikle internet alanında ortaya çıkan önemli gelişmelerden sonra fatura ve benzeri vesikaların elektronik ortamda düzenlenmesi ve iletilmesi imkanı ortaya çıkmıştır. Kanuni defterlerin de elektronik ortamda tutulmasına başlanmıştır. Bu uygulamalar önce ABD de daha sonrada tüm dünyada yaygınlaşmıştır.

 

Türkiye'de 2010 yılından itibaren isteğe bağlı olarak önce elektronik fatura düzenlenmesi ve iletilmesi imkanı sağlanmış; daha sonra da yine isteğe bağlı olarak elektronik ortamda defter tutulmasına ilişkin düzenlemeler yapılmıştır. Son olarak 421 Seri No.lu Vergi Usul Kanunu ile yapılan düzenlemelerle bazı mükellef grupları için elektronik fatura düzenlenmesi ve defterlerin elektronik ortamda tutulması zorunlu hale getirilmiştir. Bu gün yazımızda kısaca yeni düzenleme üzerinde duracağız.

 

Elektronik fatura kullanımına ilişkin usul ve esasları belirleyen Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği (5/3/ 2010 tarih ve Sıra No- 397) ile anonim ve limitet şirketlerin elektronik fatura oluşturmalarına, alıcısına iletmelerine muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmelerine izin verilmiştir. 28/672012 tarih ve 416 Sıra No.lu VUK tebliği ile de bu tebliğde değişiklik yapılmıştır. Bu düzenlemelerle Vergi Usul Kanunu'nun 232'nci maddesi kapsamında fatura düzenlemek zorunda olan mükelleflere elektronik fatura uygulamasından yararlanma hakkı tanınmıştır.

 

13/12/2011 tarih ve 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği ile Vergi Usul Kanunu kapsamında tutulması zorunlu olan defterlerden wwwedefter.gov.tr internet adresinde format ve standardı yayımlanan defterlerin elektronik ortamda oluşturulmasına ilişkin usul ve esaslar belirlenerek elektronik defter kullanımına izin verilmiştir. Zorunluluk yoktur.

 

14/12/2012 tarih ve 421 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile mükelleflerin vergi kanunlarına uyumlarının artırılması ile kayıt dışılığın izlenerek önlenmesi amacıyla, bazı mükellef gruplarına elektronik fatura kullanma ve defterlerini elektronik tutma zorunluluğu getirilmiştir.

 

 

1) 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlar ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 25 milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar.

 

2) Özel Tüketim Vergisi Kanunu'na ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 10 milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar. (III) sayılı listedeki mallar kolalı içecekler, alkollü içecekler ile tütün ve sigaralardır.

 

Bu tebliğ kapsamında zorunluluk getirilen mükelleflerden mal alan 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu'na ekli cetvellerde yer alan idare, kurum ve kuruluşlar ile iktisadi kamu kuruluşlarının elektronik fatura uygulamasından yararlanma ve elektronik defter tutma zorunluluğu bulunmamaktadır.

 

421 No.lu Tebliğ veya 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında elektronik fatura uygulamasından yararlanan veya zorunluluk getirilen mükelleflerin birbirlerine yapmış oldukları mal teslimi veya hizmet ifaları için elektronik fatura düzenlemeleri zorunludur.

 

Elektronik fatura uygulamasından yararlanan kayıtlı kullanıcıların güncel listesi www.efatura.gov.tr internet adresinden yayımlanacaktır.

 

Elektronik fatura uygulamasından yararlanan veya zorunluluk getirilen mükellefler fatura düzenlemeden önce muhatabın www.efatura.gov.tr internet adresinde yer alan kayıtlı kullanıcı listesine kayıtlı olup olmadığını kontrol edecekler, kayıtlı kullanıcı ise elektronik fatura, kayıtlı kullanıcı değilse kâğıt fatura düzenleyeceklerdir.

 

Elektronik defter tutma ve fatura düzenleme zorunluğu getirilen mükelleflerden mal veya hizmet alan ve belirlenen hadlerin altında kalan mükellefler de istemeleri halinde elektronik defter ve elektronik fatura uygulamalarından yararlanabileceklerdir.

Elektronik ortamda belge düzenleme ve defter tutma zorunluğu getirilen mükellefler imalatçı ve ithalatçı olanlar ile bunlardan mal alanlardan 31.12.2011 tarihi itibariyle brüt satış hasılatı maden yağ satışlarında 25 milyon, içki ve sigarada 10 milyonu aşanlardır. Burada iki konuda sorun ortaya çıkabilir.

 

Birincisi,2011 yılında imalatçı ve ithalatçılardan mal alımı olmakla beraber 2012 yılında bu şekilde mal alımı olmayanlar veya brüt satış hasılatı Tebliğde belirlenen hadlerin altında kalanların zorunluluk kapsamında kalması hakkaniyete uygun olmaz.

 

İkincisi, brüt satış hasılatı yüksek olmakla birlikte satın aldığı madeni yağ içki veya sigara alım tutarlarının çok düşük seviyelerde olan mükelleflerin zorunluluk kapsamında olması da haksız uygulama olarak görülebilir. Bu iki konuda elektronik belge düzenleme ve defter tutma konusunda son düzenlemelerde değişiklik yapılarak uygulamaya esneklik sağlanması yerinde olacaktır.

 

 

Yukarıda belirtilen zorunluluk kapsamına giren mükelleflerin;

 

1) Elektronik fatura uygulamasına 2013 takvim yılı (1/9/2013 tarihi itibariyle Gelir İdaresi Başkanlığı'na başvurulması gerekmektedir.) içerisinde geçmeleri gerekmektedir.

 

2) Elektronik defter uygulamasına ise 2014 takvim yılı (Elektronik defter yazılımlarını kendi geliştiren mükelleflerin 1/9/2014 tarihi itibariyle elektronik defter test süreçlerini başarı ile tamamlamış olmaları gerekmektedir.) içerisinde geçmeleri zorunludur.

 

 

Defterlerini elektronik ortamda oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyen veya kendilerine zorunluluk getirilen gerçek ve tüzel kişi mükelleflerin aşağıda yer alan şartları taşımaları gerekmektedir.

 

a) Gerçek kişi mükelleflerin 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifikaya sahip olmaları,

 

b) Tüzel kişi mükelleflerin 397 ve 421 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu genel tebliğlerinde yer alan belirlemeler çerçevesinde elektronik defter ve belge zorunluluğunda veya elektronik fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip olması ve bu çerçevede Mali Mühür temin etmiş olması,

 

c) Elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılım olması.

 

Ayrıca, yukarıda yer alan şartları taşıyanlardan, 1 No.lu Elektronik Defter Tebliği kapsamında elektronik defter oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyenler ile zorunluluk getirilenler, aşağıda yer alan bilgi ve belgeler ile

www.edefter.gov.tr internet sitesinde belirtilen başkanlık veya genel müdürlük adresine yazılı olarak başvuruda bulunacaktır. Gerek görülmesi halinde aşağıdakilere ilaveten teknik bilgi ve belge talebinde bulunulabilir.

 

a) www.edefter.gov.tr internet adresinde yer alan "Elektronik Defter Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi"nin imzalı aslı,

 

b) Tüzel kişiler için başvuru formunu imzalayan kişi veya kişilerin yetkili olduğunu gösteren şirket imza sirkülerinin noter tasdikli örneği (397 Sıra No.lu Vergi Usul

Kanunu Genel Tebliği'ne göre e-fatura uygulamasından yararlanmaya başlayan ve imza sirkülerinde herhangi bir değişiklik bulunmayan mükellefler için bu şart aranmayacaktır.), 

 

c) Elektronik defterlerin oluşturulması sırasında, bu konuda uyumluluk onayı alınmış bir

yazılımın kullanılması durumunda söz konusu yazılım hakkında yazılımın adı, sürüm numarası gibi mükellef kullanımına özgü bilgiler,

 

ç) Uyumluluk onayı almamış bir yazılım kullanılmak istenmesi durumunda, tebliğin "3.2 Yazılımların Uyumluluk Onayı" başlıklı bölümünde belirtilen belge ve bilgiler.

 

e-Fatura düzenlenmesi ve iletilmesi

 

e-Faturanın, bu tebliğde belirlenen usul ve esaslara uygun olarak düzenlenmesi, gönderme veya alma işlemlerinin de başkanlık tarafından oluşturulan e-Fatura

Uygulaması aracılığı ile gerçekleştirilmesi zorunludur.

 

Faturaların elektronik belge olarak oluşturulması ve gönderilmesinde uyulması gereken format ve standartlar http://www.efatura.gov.tr/ internet adresinde duyurulmuştur. 397 Sıra No.lu Tebliğ'de belirlenen usul ve esaslar ile söz konusu format ve standartlara uygun olarak düzenlenmeyen, düzenlense dahi e-Fatura Uygulaması aracılığı ile gönderilmeyen veya alınmayan herhangi bir elektronik belge, Vergi Usul Kanunu kapsamında düzenlenmiş fatura hükmünde değildir. Mükellefler e-Fatura düzenlerken, bu tebliğde belirtilmeyen hususlarda süreler başta olmak üzere Vergi Usul Kanunu ve ilgili diğer kanun ve düzenlemelerde yer alan usul ve esaslara uymak zorundadır.