e-Defterleriniz güvende mi? (1)

Beyan sisteminde defter ve belgeler önemli. Gelir üzerinden hesaplanan vergilerde tutulan defter ve belgeler dikkate alınarak beyan edilecek vergi matrahı hesaplanıyor. Katma değer vergisinde de aynı esas geçerli. Ödenecek katma değer vergisinin hesaplanmasında defterlere kaydedilen ve belgelenen tutarlar dikkate alınıyor.

Vergi denetimi de esas olarak defter ve belgeler esas alınarak yapılıyor. Sonuçta defter ve belgelerin yasal düzenlemelere uygun olarak tutulması, saklanması ve istendiğinde ibrazı, sonuçları itibariyle önemli.

Kâğıt ortamında tutulan yasal defterlerin ve düzenlenen ve alınan belgelerin muhafaza ve ibrazıyla ilgili oldukça fazla deneyim ve birikim var. Ancak yakın zamanda uygulamaya başlanan e-Defter ve e-Fatura uygulamasında henüz yolun başındayız. Bunların muhafazası ve ibrazında bir sorun yaşandığında nelerle karşılaşacağımızı net olarak göremeyebiliriz. Özellikle son zamanlarda sıklıkla yaşanan siber saldırılar nedeniyle konu oldukça sıcak.

Konunun bütününü görebilmek adına, bu makalede defter ve belgelerin zayi olması ve bu nedenle ibraz edilememesi durumunu özetlemeye çalışacağım. e-Defter ve e-Fatura için konu bir sonraki makaleye.

Defter ve belgelerin saklama ve ibraz zorunluluğu

Vergi Usul Kanunu’na (VUK) göre, defter ve belgelerin beş yıl süreyle muhafaza edilmesi ve istendiğinde ibraz edilmesi zorunlu.

Herhangi bir mücbir sebep hali olmaksızın defter ve belgelerin ibraz edilmemesi durumunda; özel usulsüzlük cezası, gelir/kurumlar vergisi ve katma değer vergisi matrahlarının re’sen takdir edilmesi ve indirim konusu yapılan katma değer vergilerinin reddedilmesi ile karşılaşılması olası. Defter ve belgelerin gizlenmesi ayrıca yargılamayı gerektiren bir suç. Ancak, defter ve belgelerin, mücbir sebeplerle ibraz edilememesi durumunda, defter ve belgelerin gizlenmesi suçu söz konusu olmuyor.

Defter ve belgeler mücbir sebep hali nedeniyle zayi olmuşsa, VUK’un 373. maddesi gereğince, vergi cezası kesilmiyor. Mücbir sebep halinin varlığı, başta ihracatta vergi iadesi olmak üzere bir çok durumda farklı uygulamaya neden oluyor.

Defter ve belgelerin ibraz edilememe nedeninin mücbir sebebe dayanıp dayanmadığı, sonuçları itibariyle oldukça farklı.

Defter ve belgelerin zayi olması hangi durumlarda mücbir sebep sayılır?

Vergi ödevlerinin yerine getirilmesine engel olacak yangın, yer sarsıntısı ve su basması gibi afetler sonucu veya sahibinin iradesi dışındaki sebepler dolayısıyla defter ve belgelerin elden çıkmış bulunması mücbir sebep hali olarak kabul ediliyor.

Defter ve belgelerin sahibinin iradesi dışında elden çıkmış olup olmadığı önemli. Örneğin, defter ve belgelerin sel felaketi nedeniyle kaybolduğunu mahkeme kararı ile ispat eden kişinin durumu mücbir sebep olarak kabul ediliyor. Ancak yıktırılacağı önceden haber verilen binada, defter ve belgelerin yıkımda kaybolduğu iddiası mücbir sebep halinin varlığının belirlenmesinde kabul edilmeyebiliyor.

Defter ve belgeler zayi olursa ne yapmak gerekir?

Türk Ticaret Kanunu’nun 82. maddesinde, saklamakla yükümlü olunan defter be belgelerin; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde ziyaa uğraması halinde, öğrenildiği tarihten itibaren onbeş gün içinde ticari işletmenin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden bir belge istenebileceği, bu davanın hasımsız açılacağı, mahkemenin gerekli gördüğü delillerin toplanmasını emredebileceği hükmü yer alıyor.

Böyle bir durumda, olayı tevsik eden belgelerle (itfaiye raporu, polis tutanağı, vb belgelerle) birlikte yetkili mahkemeye başvurulması ve zayi belgesi alınması gerekiyor. Zayi belgesi talebi, ticari işletmenin bulunduğu yer Asliye Ticaret Mahkemesi’nden isteniyor. 15 günlük süre hak düşürücü süre niteliğinde. Başvurunun bu süre içinde yapılması gerekiyor. Süresinde başvurulmazsa davanın süre yönünden reddedilmesi söz konusu.

Mahkeme kararı yeterli mi?

Defter ve belgelerin yok olmasında mahkeme kararı önemli olmakla birlikte yeterli olmayabilir. Olayın gerektiği gibi belgelendirilmesi de önemli. Geçmişte, sadece mükellef ifade ve beyanına dayanılarak zayi belgesi verildiği bir durumda Danıştay, hırsızlık olayını mücbir sebep olarak kabul etmemiş. Bu nedenle defter ve belgelerin yok olduğunun gerekli belgelerle tevsiki ve ayrıca mahkeme kararına bağlanması gerekiyor.

Sonuç olarak; Tutulan defterlerin ve düzenlenen/alınan belgelerin yasal düzenlemelere uygun olarak saklanması, istendiğinde ibraz edilmesi, mücbir sebeplerle ibraz edilemiyorsa; tevsik edici belgelerin toplanması ve bu belgelerle başvurarak zayi belgesi alınması gerekiyor.

E-Defter ve e-Faturaların saklanması ve ibrazı ile ilgili konular gelecek makaleye.