e-Defterlere geçmişe dönük kayıt yapmanın yolu açıldı
Yılmaz SEZER - Güncel Group Yönetim Kurulu Başkanı
Bilindiği üzere 01.01.2015 tarihinden itibaren elektronik defter uygulamasına geçmiş bulunmaktayız. Şu anda e-Defter uygulaması kapsamında elektronik ortamda tutulması gereken yasal defterler yevmiye defteri ve defteri kebirdir. Diğer yasal defterler yine kâğıt ortamında tutulmaya devam edilmektedir.
e-Defter uygulamasında, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) belirlediği teknik çerçeve dahilinde iki tür elektronik dosya üretilmektedir. Birincisi, bir aya ait yevmiye ve kebir ayrı ayrı olmak üzere, elektronik defter dosyasıdır ve bu dosya, ilgili ayın muhasebe kayıtlarını içermektedir. İkincisi ise, elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin anahtar bilgileri içeren berat dosyasıdır.
e-Defter uygulamalarında öncelikle ilgili aya ait muhasebe işlemleri elektronik defter dosyaları haline dönüştürülür. Oluşturulan bu elektronik defter dosyaları, tüzel kişiler tarafından mali mühür, gerçek kişiler tarafından ise mali mühür veya elektronik imza ile imzalanır. İmza aşamasında defterler GİB tarafından belirlenmiş kontrollere tabi tutulur. Ardından bu defterlere ait berat dosyalarının oluşturulması gerekir. Yevmiye defteri için ayrı, defteri kebir için ayrı berat oluşturulması gerekmektedir. Oluşturulan bu berat dosyaları da defterlerle aynı şekilde imzalanır ve GİB’e gönderilmeye hazır hale gelmiş olur. Her ayın muhasebe kayıtlarına ilişkin e-Defter ve berat dosyaları, takip eden üçüncü ayın sonuna kadar oluşturulup imzalanmakta ve imzalı berat dosyaları GİB’e yüklenmektedir.
e-Defter uygulamasında berat silme özelliği bulunmamakta, bu nedenle e-Defterde geçmişe yönelik işlem yapılamamaktaydı. Ancak Gelir İdaresi Başkanlığı yasal süresi içerisinde onaylandıktan sonra kayıtlarında hata fark eden mükelleflerin, yükledikleri beratları silip yenilerini tekrar yükleyebilmesini sağlamak için e-Defter web uygulamasına ekleme yaparak geçmişe yönelik kayıt yapmanın yolunu açmış bulunmaktadır.
GİB, yayınlamış olduğu sirküler ile yasal gönderim süresi geçmiş beratların, e-Defter uygulamasına yüklenmesinden sonra yevmiye maddelerinde yanlış ya da eksik kayıt tespit edilmesi durumunda izlenecek prosedürü de ayrıca açıklamış bulunmaktadır.
Buna göre, beratların Gelir İdaresi Başkanlığı e-Defter uygulamasına yüklenmesinden sonra yevmiye maddelerinde yanlış fark edilmesi durumunda, yüklenmiş olan beratların iptal edilerek yeniden yüklenmesi mümkün olmayıp, Vergi Usul Kanunu’nun “yevmiye maddesinde yapılan yanlışlar ancak muhasebe kaidelerine göre düzeltilebilir” hükmü gereğince söz konusu yanlışların muhasebe kaidelerine göre düzeltilmesi gerekmektedir.
Beratların Gelir İdaresi Başkanlığı e-Defter uygulamasına yüklenmesinden sonra yevmiye maddelerinde düzenlediğiniz ya da aldığınız belgelerin unutulması ya da geç gelmesi nedeni ile ortaya çıkan hata da izleyen ayın defterinde muhasebe kurallarına uygun şekilde kaydedilmelidir. Ancak unutulmaması gereken belgenin üzerindeki tarih izleyen ayın defterinde de aynı şekilde işlenmeli; kayıt tarihi kaydın yapıldığı günün tarihi olmalıdır. Ayrıca ilgili dönem beyannamelerinde de gerekiyor ise mevzuata uygun şekilde düzeltmeler yapılmalıdır.
Açıklanan prosedüre uygun olarak düzeltme yapılamıyorsa, bu durumda yazılı olarak Gelir İdaresi Başkanlığı’na müracaat edileceği yapılan düzenleme ile bildirilmiş bulunmaktadır.
Yapılan bu düzenleme ile kullanım alanı her geçen gün biraz daha yaygın hale gelen e-Defter uygulayıcıların işlemlerine bir kolaylık daha getirilmiş bulunmaktadır.