Defterlerin tasdiki ve önemi

Tutulacak ve tasdike tabi defterler

Ticari ve mesleki faaliyette bulunan gerçek ve tüzel kişilerin gerek vergi mükellefi olarak gerekse işletme sahibi olarak defter tutmaları gerekir. Tutulan defterlerin gerek defteri tutan mükellefin vergi matrahının tespitinde güvenilir bir belge niteliği taşıması gerek devletin ve üçüncü kişilerin haklarının korunması, bunların tutulmadan önce tasdik ettirilmeleri ile mümkün olur. Bu nedenle tutulması zorunlu defterlerin kullanılmadan önce tasdik ettirilmesi gerekir. Tasdike tabi defterler Türk Ticaret Kanunu v e Vergi Usul Kanunu'nda belirtilmiştir. Vergi Usul Kanunu'nun 220'nci maddesinde tutulacak defterler sayılmıştır. Buna göre;

- Yevmiye ve envanter defteri,

- İşletme ve çiftçi işletme defteri,

- İmalat defteri,

- Nakliyat vergisi defteri,

- Yabancı nakliyat kurumlarının hasılat defterleri,

- Serbest meslek kazanç defteri,

tasdik ettirilmesi zorunludur. Bu defterler yerine tutulan defterler {mesela doktorlar için protokol defteri) ile bu kanunda belirtilen ayrıntılı kayıtları göstermek için tutulan defterlerin (ambar defteri, banka ve sigorta muameleleri yergisi defteri) de tasdik ettirilmesi gerekir. Ayrıca mevzuat gereği ya da kendi isteği ile damga vergisi tutanlar da bu defterleri tasdik ettirirler.

Tutulması zorunlu defterlerden defteri kebir kanunda tasdike tabi olan defterler arasında sayılmamıştır. Bu defterin tasdik ettirilmemesi halinde Vergi Usul Kanunu'na göre herhangi bir müeyyide uygulanmaz. Ancak Türk Ticaret Kanunu bu defterin tasdik ettirilmesini zorunlu kılmaktadır. Tasdik ettirilmediği takdirde ticari ihtilaflarda sahibi lehine ispat vasıtası olarak kullanılamaz.

Türk Ticaret Kanunu'na göre tutulacak defterler kanunu mahiyet ve öneminin gerektirdiği defterleri ve kanunun 66'ncı maddesinde yevmiye defteri, defter-i kebir, envanter defteri ve karar defteri olarak sayılmıştır. Şahsi işletme sahiplerinin karar defteri tutması gerekmez. Maddeye göre her tacir, ticari işletmesinin iktisadi ve mali durumunu, borç ve alacak münasebetlerini ve her iş yılı içinde elde edilen neticeleri tespit etmek maksadıyla, işletmesinin mahiyet ve öneminin gerektirdiği bütün defterleri ve bilhassa diğer kanunların hükümleri mahfuz kalmak üzere yukarıdaki defterleri tutarlar ve tasdik ettirirler.

Tasdik yeri ve zamanı

Vergi Usul Kanunu'na göre, defterler mükellefin işyerinin, işyeri yoksa ikametgahının bulunduğu yerin noteri, noter yoksa noterlik görevini ifa edenler tarafından tasdik olunur. Bulunulan yerde noterlik görevini ifa eden bir kişi de yoksa vergi idaresi, en yakın yerdeki (mesela il merkezindeki) noterce tasdikini uygun bulmaktadır. Öte yandan 4884 sayılı Kanunla Türk Ticaret Kanunu'nun 69'uncu maddesi ile Vergi Usul Kanunu'nun 223'üncü maddesinde yapılan değişiklikle anonim ve limited şirketlerin kuruluş aşamasında şirket merkezinin bulunduğu yerin ticaret sicil memuruna da defter tasdik ettirebileceklerine ilişkin hüküm eklenmiştir. Bu şirketler sadece işe başladıkları yıla ilişkin defterlerini isterlerse ticaret sicil memuruna tasdik ettirebilirler. Kuruluşu izleyen yıllarda ise sadece notere tasdik ettirilebilecektir. Bu tasdikin ne zaman yapılacağına ilişkin olarak VUK'nun tasdik zamanını belirleyen 221'inci maddesine herhangi bir hüküm eklenmemekle birlikte 4884 sayılı Kanunla Türk Ticaret Kanunu'nun 69'uncu maddesinde defterlerin kullanılmaya başlamadan önce tasdik için ticaret sicil memuruna veya notere ibraz edileceği belirtilmektedir.

Birden fazla yerde işyeri bulunan ve bunlar için ayrı defter tutan mükellefler defterlerinin tamamını merkezlerinin bulunduğu yerin noterine tasdik ettirirler.

Tasdik zamanı ise hesap dönemi ve kullanılacak deftere göre değişmektedir. Buna göre;

i. Öteden beri işe devam etmekte olanlar defterin kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda,

Hesap dönemi takvim yılı olanların, defterin kullanılacağı yıldan önceki yılın son ayı olan Aralık ayında defterlerini tasdik ettirmeleri gerekmektedir.

ii. Özel hesap dönemi kullananlarda defterin kullanılacağı hesap döneminden önce gelen son ayda,

Bu bende göre ise özel hesap dönemi kullananlarda hesap döneminin başladığı aydan önceki ayda defterlerin tasdik ettirileceği belirtilmektedir. Mesela 1 Temmuz 2010-30 Haziran 2011 tarihleri arasını özel hesap dönemi kullanan bir mükellef bu dönem için tutacağı defterlerini Haziran 2010 ayında tasdik ettirmiş olmalıdır.

iii. Yeni işe başlayanlar, sınıf değiştirenler ve yeni bir mükellefiyete girenler işe başlama, sınıf değiştirme ve yeni mükellefiyete girmeden önce; vergi muafiyeti kalkanlar muafiyetleri kalktıktan sonraki 10 gün içinde defter tasdik ettirmelidirler.

Yeni işe başlayan şirketlerin (kurumlar vergisi mükellefi olanlar dışında) ticaret siciline kaydolmadan önce veya en geç ticaret siciline kaydoldukları gün işe başlamayı bildirmeleri gerektiği için işe başlamayı sicile kaydoldukları gün bildirmeleri halinde anonim ve limited şirketler hariç aynı gün defterlerini de tasdik ettirmiş olmaları gerekir. Vergi idaresi, tüzel kişi mükellefler için yaptığı bu uygulamayı daha sonra bütün mükellefler için yaygınlaştırmış ve defterin işe başlanılan gün tasdik ettirilmesini, süresinde yapılmış kabul etmiştir.

Adi ortaklıklarda ortaklardan birinin veya birkaçının ortaklıktan ayrılmasına rağmen ortaklığın faaliyetini sürdürmesi halinde yeni defter tasdikine gerek yoktur. Bir başka ifade ile bu durumdaki adi ortaklık için işi bırakmadan söz edilemez.

iv. Tasdike tabi defterleri dolması dolayısıyla yeni defter tutacak olanlar ile yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce defterlerini tasdik ettirmelidirler.

Tabii afet nedeniyle defterlerini kaybettiği için yeni defter tutacak olanlar ile arama nedeniyle defter ve belgeleri alıkonan mükellefler ikinci defter tutacak iseler bu defterleri kullanmaya başlamadan önce tasdik ettirmelidirler.

Defterlerinin tamamı bitmeyen mükellefler kalan sayfalarına ertesi hesap döneminde de kullanabilirler. Ancak bu şekilde tutulacak defterler de hesap döneminin başladığı ay içerisinde tasdik ettirilmelidir. Hesap dönemi takvim yılı olanlar Ocak ayı içinde, özel hesap dönemi kullananlar özel hesap döneminin başladığı ayın içinde, defterlerini onaylatmalıdır.

Tasdik yapacak olan kişiler tasdike tabi defterleri, sosyal güvenlik ile ilgili kuruluşların mevzuatlarındaki kısıtlayıcı hükümleri dikkate almaksızın onaylamak zorundadır. Bu hükme Bağ-Kur primini ödemediği için defterleri tasdik edilmeyen mükelleflerin mağduriyetlerini önlemek için ihtiyaç duyulmuştur.

Defterleri tasdik eden kişiler defterin ilk sayfasına Vergi Usul Kanunu'nun 224'üncü maddesinde yazılı bilgileri ihtiva eden bir şerh koyarlar. Adi ortaklıklarda defter ortaklık adına tutulacağı için şerhte bu hususun da belirtilmesi gerekir.

Noterler ayrıca tasdik ettikleri defterlerin sayfalarının müteselsil sıra izlediklerini kontrol etmek durumundadırlar. Müteharrik yapraklı defterler tasdik edilecekse, kaç yaprak onaylandığı belirtilerek her sayfada mühürle birlikte tasdik numarası da yazılır. Noterler tasdik ettikleri defterlere ilişkin olarak Vergi Usul Kanunu'nun 226'ıncı maddesinde yazılı bilgileri içeren bordroları üçer aylık dönemler itibariyle izleyen bir ay içinde bulundukları yerin en büyük mal memuruna tevdi ederler.

Defter tasdiklerinde  özel durumlar

Serbest bölgelerde faaliyet gösteren şirket ve şubelerin defterleri

Serbest bölgelerde şirket olarak faaliyet gösteren kullanıcıların aynen Türkiye' de faaliyet gösteren diğer mükellefler gibi defter tasdik ettirmeleri ve bunları VUK hükümlerine uygun olarak kullanmaları gerekmektedir.

Dernek ve vakıflarda defter tasdiki

Dernek ve vakıflarında tutacakları gelir-gider (bilanço usulüne tabi ise yevmiye, defter-i kebir, envanter) defterlerinin aralık ayı içerisinde noterlere tasdik ettirilmesi gerekmektedir. Karar, üye kayıt, Evrak, demirbaş, alındı belgesi kayıt defterlerinin doluncaya kadar kullanılması mümkündür.

Noterlerce yapılacak tasdik işlemlerinde; onay bilgilerini ve şerhini ihtiva eden İlk ve son sayfalar ile ara tasdiklerinde ise ara tasdike ilişkin şerhin bulunduğu sayfa normal mühürle, diğer sayfalar soğuk damga ile mühürlenebilecektir.

Dernek ve vakıfların iktisadi işletmelerin tutacakları ve tasdik ettirecekleri defterler ise genel hükümlere tabidir.

Noterlerin tutacakları defterlerin tasdiki

Diğer mükelleflerin tutacakları defterleri tasdik eden noterlerin kendi defterlerinin tasdiki hususu 1512 sayılı Noterlik Kanunu'na istinaden yayımlanan yönetmelikle belirlenmektedir. Söz konusu yönetmeliğin 46'ncı maddesinde, noterlerin, tutacakları defterleri kullanmaya başlamadan önce, bağlı bulundukları hakimliğe tasdik ettirecekleri hükmü yer almaktadır.

Noterlerin yevmiye defterini bilgisayar aracılığı ile tutmaları halinde onayı Asliye Hukuk Hakimi'ne yaptırmaları gerekir.

Doktorların tutacakları defterlerin tasdiki

Serbest meslek erbabının serbest meslek kazanç defteri tasdik ettirmesi gerekir. Ancak, doktorlar bu deftere kaydetmeleri gereken bilgileri de kaydetmek şartıyla, serbest meslek kazanç defteri yerine sadece hasta protokol defteri de tutabilirler.

Defterlerin kapanış tasdikinin yapılması gereği

VUK'nunda kanuni defterlerin kapanış tasdiki yaptırılmasına ilişkin herhangi bir hüküm yoktur. Defterlerin kapanış tasdikine ilişkin düzenlemeler TTK'da yer almaktadır, TTK'nın 69'uncu maddesine göre; ticari defterlerin bir kısmının kapanış tasdiki yaptırılması zorunlu kılınmıştır. Bu defterler; Yevmiye, defteri kebir, envanter, işletme ve karar defterleridir (TTK md. 69, 70, 71, 72, 76 ve 78). Söz konusu defterler hesap döneminin kapandığı ayı takip eden ilk ay içinde bulunulan yerdeki noter veya noterlik görevini ifa eden makama ibraz edilerek, kapanış tasdiki yaptırılması gerekir. Yani normal hesap dönemi kullanan mükellefler için anılan defterler, yeni yılın ocak ayında notere ibraz edilerek, defterdeki en son kaydın altına "Noterce Görülmüştür" şerhi konulmak suretiyle tasdik ettirilir. Defteri kebir ve karar defteri için kapanış tasdiki gerekmez. Envanter defterinin kapanış tasdiki mart ayında yapılır. TTK'nın 82 ve 86'ncı maddeleri uyarınca tasdiki gereken defterlerin tasdik edilmemesi halinde defterlerin sahibi lehine delil olarak kabul edilmesi mümkün bulunmamaktadır .Ayrıca,TTK'nın 69'uncu maddesine göre para cezası da söz konusudur.

Bu çerçevede, ticari defterlerine kapanış tasdiki yaptırmayan mükelleflerin, defterlerini delil olarak kullanamamaktan dolayı büyük zararlara uğraması mümkündür. Konunun önemi genelliktir ticari uyuşmazlık durumunda ortaya çıkmaktadır. Buna göre, TTK'ya göre tutulması zorunlu olan ticari defterlerin notere tasdik edilerek döne sonunda kapanış tasdiklerinin yapılması tacir açısından önem arz etmektedir.

Kapanış tasdikini yaptırmayan tacirlerin ticari defterlerini zayi ettiklerinde ticaret mahkemesinden "zayi belgesi" alamazlar. 

Kayıtlarını tasdiksiz bir deftere işleyen mükellefin vergi kaçırma kastı bulunduğunun kabul edilmesi gerektiği vergi incelemelerinde ileri sürülebilir.

Defterleri tasdik ettirmemenin müeyyidesi

VUK'ta defterlerin tasdik ettirilmemesi fiili, usulsüzlük olarak kabul edilmiştir. Vergi Usul Kanunu'nun 352'nci maddesinde tasdikin geç yaptırılması veya hiç yaptırılmaması ayrı cezalara tabi tutulmuştur. Buna göre tasdiki zorunlu defterlerin tasdik süresinin sonundan başlayarak bir ay içinde tasdik ettirmeyenler 352'nci maddenin II. derece usulsüzlüklerle ilgili 6 numaralı bendine göre cezalandırılacaktır. Ancak kanuni sürenin bittiği tarihi izleyen i aylık süre geçtikten sonraki sürelerde yaptırılan tasdik hiç yapılmamış sayılmakta ve defterlerin gerek bu şekilde tasdik ettirilmeleri gerek hiç tasdik ettirilmemeleri 352'nci maddenin I. derece usulsüzlüklerle ilgili 8 numaralı bendine göre birinci derece usulsüzlük olarak cezalandırılmaktadır.

Usulsüzlük fiilinin re'sen takdiri gerektirmesi halinde ceza iki kat olarak uygulanır. Vergi Usul Kanunu'nun 30'uncu maddesinin 3 numaralı bendine göre defterlerin tasdik ettirilmemiş olması re'sen takdir sebebidir. Dolayısıyla defterlerin kanuni süreden sonraki 1 aylık süre geçtikten sonraki sürelerde tasdik ettirilmiş olması hiç tasdik ettirmeme sayıldığından defterlerin gerek bu şekilde tasdik ettirilmeleri gerek hiç tasdik ettirilmemeleri re'sen takdir nedeni olmakta ve birinci derece usulsüzlük cezası iki kat uygulanmaktadır.