Defter ve belgelerin zayi olması

Ticaret Kanunu 82. maddesinde tacirlere ticari defterleri, mali tabloları, ticari mektupları ve defterlere yapılan kayıtları on yıl süre ile saklama yükümlülüğü getirmiştir. Saklama süresi ticari defterlere son kaydın yapıldığı, envanterin çıkarıldığı, ara bilançonun düzenlendiği, yıl sonu yıl sonu finansal tabloların ve/veya konsolide finansal tabloların hazırlandığı, ticari yazışmaların yapıldığı veya muhasebe belgelerinin oluştuğu takvim yılının bitişiyle başlamaktadır. Saklama süresi ticaret hukukuna göre 10 yıl, vergi hukukuna göre kural olarak beş yıldır. Kural olarak dememin sebebi, süreyi uzatan pek çok istisnanın bulunmasıdır.

Ancak bu saklama süresi içerisinde elbette ki defter ve belgelerin başına pek çok şey gelebilir. Bu süre içerisinde defter ve belgeler yok olabileceği gibi tahrip de olabilir, okunamaz hale gelebilir. Öte yandan defter ve belgelerin yetkili mercilere ibraz edilmemesi, çeşitli kanunlarda ayrı ayrı yaptırıma bağlanmıştır. İşte bu nedenle ibraz edilememe halinin, ibraz etmeme kastına dayanmadığının ve ibraz etmemenin elde olmayan bir sebepten ileri geldiğinin kanıtlanabilmesi için Ticaret Kanunu tacirlere bu konuda da bir mükellefiyet yüklemiştir.

Özellikle bu günlerde iklimsel anomalilerin yaşandığını, yağmurların hızla sele dönüştüğü ve iş yerlerine de zarar verdiğini, muhasebe ve defterlerini de kullanılamaz hale gelmesine sebep olduğunu da dikkate alarak, bu konuyu tekrar hatırlatayım istedim.

Ticaret Kanunu’nun 82/7. maddesine göre; “bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu defter ve belgeler; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içerisinde kayba uğrarsa, tacir kaybı öğrendiği tarihten itibaren on beş gün içerisinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden kendisine bir belge verilmesini isteyebilir”. Madde metninde “yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi” denilmek suretiyle bu gibi olayların benzerlerinin de bu kapsamda yorumlanması gerektiği ifade edilmiştir. Uygulamada bu hükme dayanılarak mahkemelerce verilen belgeye veya karara, “zayi belgesi” adı verilmektedir.

Burada önemli olan, defter ve belgelerin elden çıkmasında, tacirin bir kusurunun olmaması gerekir. Bir başka deyişle iddianın inandırıcı ve samimi olması, hayatın olağan akışı içerisinde makul olması gerekmektedir.

Hasımsız olarak görülecek bu davada, mahkemeler gerekli araştırmayı yapmak durumundadır. Mahkeme, itfaiye raporu, karakol tutanağı gibi belgeleri incelemenin yanı sıra şahit de dinleyebilmektedir. Mahkemeye müracaat ederken, kayba yol açan olaya ilişkin delillerin yanı sıra hangi defter ve belgeler için zayi belgesi istenildiğinin de belirtilmesi gerekir. Zira tutulmamış veya tasdiki yaptırılmamış defterler için zayi belgesi istenilmesi mümkün değildir. Tasdik ettirilmiş olsa dahi, kullanılmamış, boş defter veya fatura, fiş, irsaliye gibi belgeler için zayi belgesi istenemez.

Ancak serbest meslek erbabınca kullanılan defter ve belgelerin zayi halinde, zayi belgesi istenilmesi mümkün değildir. Çünkü zayi belgesi, Ticaret Kanunu’nda tacir için düzenlenmiştir. Kanunlarımızda bu konuda bir boşluk vardır ve Vergi Usul Kanunu’nda düzenlenmesinde yarar vardır. Bu boşluğa pek çok kez dikkat çekmemize rağmen bu boşluk maalesef hala sürmektedir.
Zayi belgesinin talep edildiği dava hasımsız olarak görüldüğünden mahkeme kararı, kesin hüküm oluşturmaz, kesin kanıt değildir ve her zaman aksi iddia ve ispat edilebilir. Zayi belgesi taleplerinin, ticari işletmenin bulunduğu yer asliye ticaret mahkemelerine yöneltilmesi gerekmektedir.

Zayi belgesi talebinin, zayi olma halinin gerçekleştiğinin, bir başka deyişle zayi olma sonucunu doğuran olayın öğrenilmesinden itibaren 15 gün içerisinde yapılması gerekir. Bu süre, bazen olay tarihine göre 15 günden fazla da olabilmektedir. Bu nedenle buradaki hak düşürücü sürenin her durumda, olay tarihine göre hesaplanması mümkün değildir.

Zayi belgesi alınması, ticaret hukukunun tacirlere yüklediği ve özel hukuka ait bir yükümlülüktür. Alınmış olunması halinin dahi kesin hüküm teşkil etmemesi sebebiyle, bu belgenin alınmamış olması veya alınmasının ihmal edilmiş olması durumlarında da, ibraz etmeme fiili dolayısıyla açılacak ceza davalarında, defter ve belgelerin zayi olduğunu (tabii ki yine inandırıcı ve samimi olarak, hayatın olağan akışına uygun biçimde ve tacirin elinde olmayan sebeplerle zayi olduğunu) iddia ve ispat etmek mümkündür.

Nitekim Vergi Hukuku bakımından da özün önceliği ve gerçek durumun geçerliliği ilkesi gereğince defter ve belgelerin yitirildiği, zayi belgesi olmasa da ileri sürülebilir ve kanıtlanabilir. Örneğin Danıştay Vergi Dava Daireleri Kurulu’nca verilen 13.12.2017 tarih ve E:2017/428 K:2017/636 sayılı karara konu olayda, tacirin zayi belgesinin olmamasına rağmen mücbir sebep içerisinde olduğu kabul edilmiştir.

Defter ve belgelerin inceleme elemanına ibraz edilememesinin akıbetini ise gelecek yazımızda ele alacağız