Defter ve belgelerin muhafazasında zaman aşımı

1. TÜRK TİCARET KANUNU’NDAKİ ZAMANAŞIMI HÜKÜMLERİ

Türk Ticaret Kanunu’nun “Belgelerin Saklanması, saklama süresi” başlıklı 82. maddesine göre mükellefler kullandıkları defter ve belgeleri on yıl geçinceye kadar saklamaya mecburdurlar.
Türk Ticaret Kanunu’nun 82. Maddesi şu hükümleri taşımaktadır.
MADDE 82- (1) Her tacir;

a) Ticari defterlerini, envanterleri, açılış bilançolarını, ara bilançolarını, finansal tablolarını, yıllık faaliyet raporlarını, topluluk finansal tablolarını ve yıllık faaliyet raporlarını ve bu belgelerin anlaşılabilirliğini kolaylaştıracak çalışma talimatları ile diğer organizasyon belgelerini,
b) Alınan ticari mektupları,
c) Gönderilen ticari mektupların suretlerini,
d) 64 üncü maddenin birinci fıkrasına göre yapılan kayıtların dayandığı belgeleri, sınıflandırılmış bir şekilde saklamakla yükümlüdür.

(2) Ticari mektuplar, bir ticari işe ilişkin tüm yazışmalardır.

(3) Açılış ve ara bilançoları, finansal tablolar ve topluluk finansal tabloları hariç olmak üzere, birinci fıkrada sayılan belgeler, Türkiye Muhasebe Standartlarına da uygun olmak kaydıyla, görüntü veya veri taşıyıcılarda saklanabilirler; şu şartla ki;

a) Okunur hâle getirildiklerinde, alınmış bulunan ticari mektuplar ve defter dayanaklarıyla görsel ve diğer belgelerle içerik olarak örtüşsünler;
b) Saklama süresi boyunca kayıtlara her an ulaşılabilsin ve uygun bir süre içinde kayıtlar okunabilir hâle getirilebiliyor olsun.

(4) Kayıtlar 65 inci maddenin dördüncü fıkrasının ikinci cümlesi uyarınca elektronik ortama alınıyor ise, bilgiler; bilgisayar yerine basılı olarak da saklanabilir. Bu tür yazdırılmış bilgiler birinci cümleye göre de saklanabilir.

(5) Birinci fıkranın (a) ilâ (d) bentlerinde öngörülen belgeler on yıl saklanır.

(6) Saklama süresi, ticari defterlere son kaydın yapıldığı, envanterin çıkarıldığı, ara bilançonun düzenlendiği, yılsonu finansal tablolarının hazırlandığı ve konsolide finansal tabloların hazırlandığı, ticari yazışmaların yapıldığı veya muhasebe belgelerinin oluştuğu takvim yılının bitişiyle başlar.

(7) Bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu defterler ve belgeler; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde zıyaa uğrarsa tacir zıyaı öğrendiği tarihten itibaren onbeş gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden kendisine bir belge verilmesini isteyebilir. Bu dava hasımsız açılır.
Mahkeme gerekli gördüğü delillerin toplanmasını da emredebilir.

(8) Gerçek kişi olan tacirin ölümü hâlinde mirasçıları ve ticareti terk etmesi hâlinde kendisi defter ve kâğıtları birinci fıkra gereğince saklamakla yükümlüdür. Mirasın resmî tasfiyesi hâlinde veya tüzel kişi sona ermişse defter ve kâğıtlar birinci fıkra gereğince on yıl süreyle sulh mahkemesi tarafından saklanır.

2. VERGİ USUL KANUNU’NDAKİ ZAMAN AŞIMI HÜKÜMLERİ

Vergi Usul Kanunu, defter ve vesikaların saklanma süresini defter tutmak mecburiyetinde olanlar ve defter tutmak mecburiyetinde olmayanlar şeklinde ayırarak iki maddede hüküm altına almıştır. Her iki durumda da defter ve belgelerin saklanma süresi, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıldır.
Vergi Usul Yasasının muhafaza konusundaki 253 ve 254. maddeleri aşağıya alınmıştır.

Defter ve Vesikaları Muhafaza

Madde 253: Bu kanuna göre defter tutmak mecburiyetinde olanlar, tuttukları defterlerle, üçüncü kısımda yazılı vesikaları (Not: Üçüncü kısım: Vergi Usul Yasasının vesikalar başlıklı kısmı olup, 227 ila 242. maddeler arasında bütün belgeler ile ilgili hükümler bulunmaktadır) İlgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar”.

Defter tutma mecburiyetinde olmayanların muhafaza ödevi

Madde 254: Bu kanuna göre defter tutmak mecburiyetinde olmayanlar 232, 234 ve 235’inci maddeler mucibince almaya mecbur oldukları fatura ve gider pusulası ve müstahsil makbuzlarını tarih sırası ile tanzim tarihlerini takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar.
Vergi Usul Yasasının 256. maddesi, defter ve belgelerle diğer kayıtların ibraz edilme mecburiyetini göstermektedir. Diğer bir anlatımla, defter ve belgelerle diğer kayıtları muhafaza edenler, muhafaza süresi içinde (bulunulan yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre) yetkili makam ve memurların talebi üzerine onları incelemeleri için vermek zorundadırlar.

Bu konuya açıklık getiren Vergi Usul Yasasının, Defter ve Belgelerle Diğer Kayıtların İbraz Mecburiyeti başlıklı 256. maddesi aşağıya alınmıştır.

Defter ve Belgelerle Diğer Kayıtların İbraz Mecburiyeti

Madde 256: (4369 Sayılı Kanunun 4’üncü maddesiyle değişen şekil) (29.07.1998 tarihinden itibaren geçerli olmak üzere) Geçen maddelerde yazılı gerçek ve tüzel kişiler ile mükerrer 257’nci madde (Not: Mükerrer 257. madde, Maliye Bakanlığına verilen yetkileri açıklayan maddedir.) ile getirilen zorunluluklara tabi olanlar, muhafaza etmek zorunda oldukları her türlü defter, belge ve karneler ile vermek zorunda bulundukları bilgilere ilişkin, mikrofiş, mikrofilm, manyetik teyp, disket ve benzeri ortamlardaki kayıtlarını ve bu kayıtlara erişim veya kayıtları okunabilir hale getirebilmek için gerekli tüm bilgi ve şifreleri muhafaza süresi içerisinde yetkili makam ve memurların talebi üzerine ibraz ve inceleme için arz etmek zorundadırlar.

Bu zorunluluk Maliye Bakanlığınca belirlenecek usule uygun olarak, tasdike konu hesap ve işlemlerin doğrulanması için gerekli kayıt ve belgelerle sınırlı olmak üzere, bu hesap ve işlemlere doğrudan ya da silsile yoluyla taraf olanlara, defter ve belgelerinin tetkiki amacıyla yeminli mali müşavir tarafından yapılan talepler için de geçerlidir.
Defter ve belgelerin muhafazası için öngörülen 5 yıllık sürenin geçmesi nedeniyle defter ve belgelerin ibraz edilmemesi halinde, re'sen takdir nedeninin varlığından söz edilemez. (Danıştay 11. D., 07.01.1997, E: 1995/5333, K: 1997/54) 

3. SOSYAL SİGORTALAR MEVZUATINDAKİ ZAMAN AŞIMI HÜKÜMLERİ
5510 Sayılı Sosyal Sigortalar Ve Genel Sağlık  Sigortası Kanunu’nun  Prim belgeleri ve işyeri kayıtları başlıklı 86. Maddesine göre belgeleri saklama süresi 10. Yıldır. 
    
MADDE 86- İşveren bir ay içinde 4 üncü ve 5 inci maddeye tâbi çalıştırdığı sigortalıların ve sosyal güvenlik destek primine tâbi sigortalıların;
    
a) Ad ve soyadlarını, T.C. kimlik numaralarını,
    
b) 80 inci maddeye göre hesaplanacak prime esas kazançlarını,
    
c) Prim ödeme gün sayıları ile prim tutarlarını,
    
gösteren ve örneği Kurum tarafından çıkarılacak yönetmelikle belirlenen asıl veya ek aylık prim ve hizmet belgesini,  4 üncü maddenin birinci fıkrasının (c) bendi kapsamındakiler için en geç Kurumca belirlenecek günün sonuna kadar, diğer sigortalılar için ise ait olduğu ayı takip eden ayda Kurumca belirlenecek günün sonuna kadar Kuruma vermekle veya sigortalı çalıştırmadığı takdirde, bu hususu sigortalı çalıştırmaya son verdiği tarihten itibaren, onbeş gün içinde Kuruma bildirmekle yükümlüdür.
İşveren, işyeri sahipleri; işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yıl başından başlamak üzere on yıl süreyle, kamu idareleri otuz yıl süreyle, tasfiye ve iflâs idaresi memurları ise görevleri süresince, saklamak ve Kurumun denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarınca istenilmesi halinde onbeş gün içinde ibraz etmek zorundadır.