Defter ve belgeler neden 5 yıldan fazla saklanmalı

Değerli okurlar, Vergi Usul Kanunu’na baktığımızda, mükelleflerin defter ve belgeleri saklama ve ibraz yükümlülüğü 5 yılla sınırlı. Ancak, uygulamada 5 yıldan daha geriye giden çok sayıda problemle karşı karşıya kalınabilmekte, bu problem­ler nedeniyle de 5 yıldan daha önceki dö­nemlere ilişkin defter ve belgelere de ihti­yaç duyulabilmektedir.

Doğrudan ibraz ve saklama mükellefi­yetini uzatmasa da dolaylı olarak ibraz ve saklama yükümlülüğünü uzattırabilecek hususları özetlemeye çalışayım.

1.Takdir komisyonunda geçen süre tarhiyat zaman aşımını uzatır

İlk etapta takdir komisyonunda geçebi­lecek süre dışında VUK’ta zaman aşımını ileriye taşıyabilecek başkaca bir düzenleme aklımıza gelmiyor. Takdir komisyonunda geçecek süre de 1 yılla sınırlandırıldı.

2.Devreden KDV- birleşilen kurum kdv’si

Şayet 5 yıldan fazla süreden gelen devre­den KDV varsa, bugün herhangi bir neden­le, 2030 sonrası da gider yazabilmek için incelenirken geçmiş dönemlerin defter ve belgeleri gerekecektir.

Aynı şekilde, devir, birleşme, bölünme, şir­kete dönüşme işlemleri neticesinde mevcu­diyeti sona eren şirketten devreden kdv’ nin incelenebilmesinde zaman aşımı yoktur.

3.Devam eden yatırımlar

5 yılı aşkın süredir aktif hesaplarda “de­vam eden proje” diye takip edilen ve 5 yıldan sonra aktifleştirilerek amortisman ayrılma­ya başlanılan hesaplarla ilgili geçmişe dö­nük de izahat istenebilir. Bu durumda da ilgi­li döneme ilişkin defter ve belgelerin varlığı sorunu çözümüne katkıda bulunabilecektir.

4.Yatırım indirimi hesap ve tutarları

Yeni dönemde indirilebiliyorsa ilgili dö­nemler incelenmek istenebilecektir.

5.Halen amortisman ayrılmaya devam eden aktif kıymetler

Amortisman kıymet ve oranlarıyla ilgili hususlar incelenirken amortisman konusun­da çıkabilecek tartışmaların çözümünde def­ter ve belgelerin varlığı yararlı olabilecektir.

6.Devam eden vergi yargısı ihtilafları

Yargıdaki ihtilaf kesin olarak çözülene değin defter ve belgelerin muhafazası ya­rarlı olacaktır. Sadece vergi yargısı değil tüm ihtilaflı işler için aynı şekilde davran­makta fayda var.

7.Mahsup, düzeltme vb işlemler varsa

İlgili defter, belge ve kayıtları olabildi­ğince saklamakta fayda var.

8.Türk Ticaret Kanunu’nda saklama süresi 10 yıl

İşletmeler Türk Ticaret Kanunu’na göre defter ve belgeleri 10 yıl muhafaza etmekle yükümlüdür. Bu konuda, muhafaza etme­meye açık bir müeyyide bağlanmış olma­makla birlikte, işletme yönetimi bu neden­le doğabilecek zararlardan şahsen sorumlu tutulabilecektir.

9.Vergi dairesince borç ödenmedi iddiası

Özellikle ödeme makbuzlarının olabildi­ğince muhafazasında fayda var. Vergi ida­resi kendi kayıtlarına göre ödenmedi di­ye görülen tutarların peşine sonuna kadar düşebilir (bir şekilde tahsil zamanaşımını uzatarak), makbuzlarınızla ödemeyi ispat edemezseniz zor durumda kalabilirsiniz.

10.Teminat çözme işlemleri

Vergi dairenize verdiğiniz bir teminat var ve çözmek istiyorsanız, teminat çözü­lürken teminatı teslim ettiğinizde size veri­len makbuzun aslı sizden talep edilecektir.

Sonuç

Yukarıda saydığımız belki çoğaltılabile­cek durumların hiç birinde defter ve belge­leri ibraz edemediğiniz için saklama ve ibraz yükümlülüğünü yerine getirmemekle suçla­namazsınız. Ancak size karşı ileri sürüle­cek iddialara karşı koyabilmek için defter ve belgelerinizin varlığı yarar sağlayacaktır.