Defter ve belgeler kaç yıl saklanmalı?
Değerli DÜNYA okurları, Vergi Usul Kanunu'na baktığımızda, mükelleflerin defter ve belgeleri saklama ve ibraz yükümlülüğü 5 yılla sınırlı. Ancak, uygulamada 5 yıldan daha geriye giden çok sayıda problemle karşı karşıya kalınabilmekte, bu problemler nedeniyle de 5 yıldan daha önceki dönemlere ilişkin defter ve belgelere de ihtiyaç duyulabilmektedir.
Doğrudan ibraz ve saklama mükellefiyetini uzatmasa da dolaylı olarak ibraz ve saklama yükümlülüğünü uzattırabilecek hususları özetlemeye çalışayım.
1. Takdir komisyonunda geçen süre tarhiyat zaman aşımını uzatır
İlk etapta takdir komisyonunda geçebilecek süre dışında VUK'ta zaman aşımını ileriye taşıyabilecek başkaca bir düzenleme aklımıza gelmiyor.
Yeni düzenleme ile takdir komisyonunda geçecek süre de 1 yılla sınırlandırıldı ancak geçmişe dönük bir geçiş dönemi getirildi.
Şayet 6 yıl öncesi ile ilgili bir takdir komisyonu kararı ile karşılaşılır ve konu yargıya taşınmak istenirse defter ve belgelerin varlığı, ibraz edilebilirliği sorunun çözümünde önemli bir dayanak olacaktır.
2. Devreden KDV
Şayet 5 yıldan fazla süreden gelen devreden KDV varsa, bugün o konuda bir inceleme yapılırken açıklama dolayısıyla defter ve belgelerin istenebileceği ileri sürülebilir.
3. Devam eden yatırımlar
5 yılı aşkın süredir aktif hesaplarda "devam eden proje" diye takip edilen ve 5 yıldan sonra aktifleştirilerek amortisman ayrılmaya başlanılan hesaplarla ilgili geçmişe dönük de izahat istenebilir. Bu durumda da ilgili döneme ilişkin defter ve belgelerin varlığı sorunu çözümüne katkıda bulunabilecektir.
4. Yatırım indirimi hesap ve tutarları
Yeni dönemde indirilebiliyorsa ilgili dönemler incelenmek istenebilecektir.
5. Halen amortisman ayrılmaya devam eden aktif kıymetler
Amortisman kıymet ve oranlarıyla ilgili hususlar incelenirken amortisman konusunda çıkabilecek tartışmaların çözümünde defter ve belgelerin varlığı yararlı olabilecektir.
6. Devam eden vergi yargısı ihtilafları
Yargıdaki ihtilaf kesin olarak çözülene değin defter ve belgelerin muhafazası yararlı olacaktır. Sadece vergi yargısı değil tüm ihtilaflı işler için aynı şekilde davranmakta fayda var.
7. Mahsup, düzeltme vb işlemler varsa
İlgili defter, belge ve kayıtları olabildiğince saklamakta fayda var.
8. Türk Ticaret Kanunu'nda saklama süresi 10 yıl
İşletmeler Türk Ticaret Kanunu'na göre defter ve belgeleri 10 yıl muhafaza etmekle yükümlüdür. Bu konuda, muhafaza etmemeye açık bir müeyyide bağlanmış olmamakla birlikte, işletme yönetimi bu nedenle doğabilecek zararlardan şahsen sorumlu tutulabilecektir.
9. Vergi dairesince borç ödenmedi iddiası
Özellikle ödeme makbuzlarının olabildiğince muhafazasında fayda var. Vergi idaresi kendi kayıtlarına göre ödenmedi diye görülen tutarların peşine sonuna kadar düşebilir (bir şekilde tahsil zamanaşımını uzatarak), makbuzlarınızla ödemeyi ispat edemezseniz zor durumda kalabilirsiniz.
10. Teminat çözme işlemleri
Vergi dairenize verdiğiniz bir teminat var ve çözmek istiyorsanız, teminat çözülürken teminatı teslim ettiğinizde size verilen makbuzun aslı sizden talep edilecektir.
Sonuç
Yukarıda saydığımız belki çoğaltılabilecek durumların hiç birinde defter ve belgeleri ibraz edemediğiniz için saklama ve ibraz yükümlülüğünü yerine getirmemekle suçlanamazsınız. Ancak size karşı ileri sürülecek iddialara karşı koyabilmek için defter ve belgelerinizin varlığı yarar sağlayacaktır.