Bir sunumda işi batırmak

Gittikçe artan bir eğilimle birçok iş insanı, olası müşterileriyle ilişkilerini belli bir zemine oturtabilmek, ürün veya hizmetleri hakkında tatmin edici bilgi vermek için, bilgisayarla sunum yapmaya çalışıyor. Herkesin mükemmel sunumlar hazırlamasını bekleyemeyiz amma son zamanlarda önümüze çıkan sunumların olumsuz yanlarını da irdelemeden geçmek istemiyoruz.
İhracat müdürü çok çalışmış ve yurtdışından gelen müşterilerini bilgilendirmek için, içeriği kabarık bir sunum hazırlamış. O kadar kabarık bir içerik ki her sunum saydamının içerisinde en az 13 veya 15 satır var. Aralarına serpiştirilmiş ürün, işletme ve tezgah resimleri gibi görsellerin yanısıra, sayısal değerler ve tabloları da eklediniz mi önünüze müthiş bir bilgi yığını geliyor. Bu yığın o kadar büyük ki ihracat müdürü arkadaşımız sunum yapabilmek için, duvara yansıttığı saydamları okumak zorunda kalıyor. Okuyan sadece o değil ki toplantı salonunda bulunanların neredeyse hepsi, yeni bir saydam açıldığında okumaya başlıyorlar. Bu arada sunum yapmaya çalışan arkadaşımız başka bir şeyler de anlatıyorsa, anlattıklarının büyük bir kısmı güme gidiyor.
Müşterinin teknik bilgi seviyesi fazla olmadığı için, sunumun bazı bölümleri hem anlaşılması zor hem de sıkıcı oluyordu. Bu arada İhracat Müdürü de sıkıldığı için ellerini ne yapacağını bilemiyor, duvar saatinin rakkası gibi bir öne bir arkaya sallanıyor ve sunumu bir an önce bitirmeye çalıştığı için de motor gibi okuyordu. Siz de o salonda olsaydınız neler hissederdiniz merak ediyorum.
Hiç birinizden profesyoneller gibi sunumlar yapmanızı bekleyemeyiz. Ancak bazı önemli noktalara da dikkat etmezsek, yapacağımız sunumla değil işi almak, alınabilecek işi de çıkmaza sokabiliriz. Sunumu hazırlamadan önce bir plan yapmakta fayda vardır. Dinleyici kitlemiz kimlerden oluşacak, almak istedikleri bilgiler nelerdir, bilgi seviyeleri nedir, sunum için ne kadar zaman ayırabilecekler, bilmeliyiz. Sunum saydamlarımızın kalabalık içerikli olmamasına dikkat edelim. Zira bunlar bilgi notu değil, üzerlerinde konuşularak bilgilendirme ve tartışma yapılacak başlıklar olmalıdır. Detaylı bilgi istenmesi halinde, o bilgiyi kapsayan belgeler sunum sonrasında verilebilir.
Zamanlama için mutlaka prova yapın. Aksi takdirde süreyi tutturamama olasılığınız oldukça yüksek olacaktır. Bu durumda da sunumuzun yarım kalma ihtimali olabileceğini de unutmayalım. Sunumuzun bir çıktısını alarak, konuşmanız esnasında kullanabileceğiniz küçük notları üzerlerine yazabilirsiniz.
Sunum sırasında sesiniz ve bedeniniz de sunumunuzun birer parçası olarak sizi dinleyenlerin karşısında olacaktır. Bunları iyi kullanınız. Kendinize güveniniz tam olmalıdır. Aksi takdirde dinleyicileriniz karşısında zor durumda kalabilirsiniz. Sesiniz en büyük silahınızdır yerinde yükselen, yerinde alçalan bir ses ve can alıcı noktalarda susup anlık beklemelerle dinleyiciyi sarmak, sunumu başarıya götüren unsurların önünde gelir.
Dinleyicilerinizle mutlaka göz teması kurun. Mümkünse herkesle göz göze gelmeye çalışın ki sizi izlemeye devam etsinler. İlgilerini arttırmak için hem siz soru sorun hem de onları soru sormaya teşvik edin. Bu arada unutmayınız ki sunum sırasında patron sizsiniz ve konunun raydan çıkarılmasına izin vermeyiniz. Konuya uzak soruları ve konuşmaları, sunum sonunda konuşabiliriz diyerek, zamanınızın kontrolünü elden bırakmayınız.
Şaka yapmaktan çekinmeyiniz ve hatta konu ile ilgili bazı fıkra veya hikayeleri önceden hazırlayanız ve notunuza ekleyiniz. Şüphesiz bunların ayarının toplantının ve katılımcıların seviyesine ve anlayışına ters düşmemesi gerekir. Giyiminiz ortama uygun olmalıdır. Derli toplu giyinmiş iş insanlarının karşısına fabrika önlüğüyle çıkmayınız.
Uzun ve ağdalı cümlelerden kaçının. Orada önemli olan sunum konusudur, sizin ne kadar edebi konuşabildiğiniz değil. Sunum yapacağınız mekanı ve ekipmanı önceden kontrol ediniz ki son saniyede bir aksilikle karşılaşmayasınız.
Kısacası, planlamayı başaramayan, başarısızlığı planlar.