Bir fatura düzenlenirken özetle nelere dikkat edilmelidir?

Fatura,
 
-Türk Ticaret  Kanunu’nun 23. maddesinde (Eski Türk Ticaret Kanunu’nun 21. Maddesinde geçmekte idi.) ve

-Vergi Usul Yasasının 229-232 maddelerinde konu edilen, müşteri ile satıcı arasında meydana gelen ticari ilişkiyi belgelendirmeye yarayan bir araçtır.

-Her şeyden önce şunu söylememiz gerekmektedir; bir alış/veriş sonucunda oluşan ticari ilişki neticesinde faturanın malı veren veya hizmeti sunan tarafından düzenlenmesi, bunun karşılığında malı alan veya kendisine hizmet sunulan tarafında faturanın istenmesi zorunluluğu bulunmaktadır. (Eski Ticaret Kanununun 23. maddesinde “….fatura verilmesini ve bedeli ödenmiş ise bunun da faturada gösterilmesini isteyebilir.” İfadesi yeni Türk Ticaret Kanunu’nun 21. Maddesinde de değiştirilmemiştir. Bu ifadeler ile faturadan istenebilmesi ihtiyari olan bir belge olarak belirtiliyor olsa da, Fatura, bir ticari ilişkinin ispatı için gerekli ve düzenlenmesi özellikle Vergi Kanunlarımız açısından zorunlu olan bir belgedir.)

-Bir faturanın düzenlenebilmesi için satıcı tarafından, müşteriye bir emtianın satılmış olması veya bir hizmetin verilmiş olması gerekmektedir.

-Fatura, Vergi Usul Kanunu’nda belirtilen şekil şartlarına uygun olmalıdır.

-Faturaların sıra numarası takip etmesi gerekmektedir. Diğer bir anlatımla 11 no.lu faturayı 24.07.2014 tarihinde düzenlemiş iseniz 13 no.lu faturaya 23.07.2014 tarihini yazamazsınız.

-Faturanın en az bir asıl bir örnek olarak düzenlenmesi gerekmektedir. İrsaliyeli faturalar ise en az üç nüsha olarak düzenlenmektedir. Bu faturanın ilk iki nüshası müşteriye verilir. Tavsiyemiz faturanın bastırılırken bir nüsha fazla bastırılması yönündedir. Bastırılan fazla nüsha muhasebe fişinin altına konulmalı, diğer nüsha ise sıra numarası halinde ayrıca muhafaza edilmelidir. Faturanın birden fazla olarak düzenlenmesi halinde her bir örneğe kaçıncı örnek olduğu yazılmalıdır.

-Faturanın bedeli ödenmiş ise, kapalı olarak düzenlenmesi, yani alt tarafının, bedeli ödenmemiş ise açık olarak düzenlenmesi, yani üst tarafının iş sahibi veya iş sahibi adına hareket etmeye yetkili kişi tarafından kaşelenip imzalanması gerekmektedir.

-Fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en çok yedi gün içinde düzenlenmelidir. Burada, muhasebedeki dönemsellik ilkesi dolayısıyla malın teslim veya hizmetin yapıldığı tarih ile faturanın düzenlenme tarihi arasındaki ilişki çok önemlidir. Örneğin, 27.07.2014 tarihinde teslim edilen bir malın faturasını dönemsellik ilkesi gereği 02.08.2014 tarihinde düzenleyemezsiniz. Düzenlenme tarihi, 31.07.2014 tarihi olmalıdır.  Ancak 27.07.2014 tarihini taşıyan bir irsaliye içeriğindeki malın teslim tarihi 01.08.2014 tarihi ise yani irsaliyenin üzerinde teslim tarihi olarak bu tarih bulunuyor ise, bu mal ile ilgili faturayı 08.08.2014 tarihinde düzenleyebilirsiniz. Çünkü satıcı tarafından düzenlenen irsaliye her ne kadar 27.07.2014 tarihini taşıyorsa da mal satıcı tarafından müşteriye 01.08.2014 tarihinde teslim edilmiştir. Yani, 31.07.2014 tarihinde yapılan sayımda müşteriye teslim edilmediği için bu mal satıcının envanterinde kayıtlı bulunmaktadır.

-Faturayı alan müşteri, bu faturanın içeriği hakkında sekiz gün içinde satıcıya itirazda bulunmamış ise faturanın içeriğini kabul etmiş sayılmaktadır. (TTK Md. 21) Bu sebeple, düzenlenen faturanın alınan mal veya hizmet ile karşılaştırılması, faturada yazılı olan bilgilerin satıcı ile anlaşılan tutar olup olmadığına bakılması, bir tutarsızlık var ise faturanın alındığı tarihten itibaren sekiz gün içinde yazılı olarak satıcı nezdinde itirazda bulunulması gerekmektedir. İtirazın Noter kanalı ile yapılması ispat için önemlidir.

-Satın alınan emtia bedeli (2014 yılı için) 800,- TL’den az olsa dahi müşterinin istemesi halinde fatura verilmesi mecburidir. Bu tutarın altındaki satışlarda fatura yerine düzenlemek zorunda olunan Perakende Satış ve Yazar Kasa Fişleri verilebilir.

-Ticari ilişkinin kuruluşu sırasında var olmayan, sonradan sözleşmeyi değiştiren ve diğer tarafın durumunu ağırlaştıran hükümlerin faturanın alışılmış (mutad) içeriğinden kabul edilmesine olanak bulunmamaktadır.

-Düzenlenen faturanın muhteviyatı olan malın, satıcının envanterinde bulunması zorunludur. Diğer bir anlatımla düzenlenen fatura içeriği olan malın satıcının stoklarında bulunmaması halinde, satıcı kendisi tarafından alınmamış olan bir malın satışını yapmış olacaktır ki; böyle bir durumun olanaksızlığı sebebiyle, düzenlenen fatura gerçeği yansıtmayacağından vergi yasalarındaki ceza gerektiren durumlarla karşı karşıya kalınacaktır.