Bir fatura düzenlenirken nelere dikkat edilmelidir

Fatura,
- 14.02.2011 tarihli Resmi Gazetede Yayınlanan 6102 Sayılı Türk Ticaret Yasasının 21. maddesinde (Eski Türk Ticaret Yasasının 23. Maddesinde geçmekte idi.) ve
- Vergi Usul Yasasının 229-232 maddelerinde konu edilen,
müşteri ile satıcı arasında meydana gelen ticari ilişkiyi belgelendirmeye yarayan bir ticari belgedir.
Türk Ticaret Yasası’ndaki ve Vergi Usul Yasası’ndaki fatura ile ilgili hükümleri bir arada düşünmemiz ve buna göre Mali ve Hukuki açıdan faturayı tanımlamamız yerinde olacaktır.
Mevzuatımızdaki bütün ifadeler ve faturanın işlevi çerçevesinde biz Faturayı; “satıcı ile müşteri arasında meydana gelen ticari bir ilişkiyi ispat etmeye yarayan, hukuki niteliği olan bir belgedir” şeklinde tanımlamaktayız.
- Her şeyden önce şunu söylememiz gerekmektedir; bir alış-veriş sonucunda oluşan ticari münasebet neticesinde faturanın malı veren veya hizmeti sunan tarafından düzenlenmesi, bunun karşılığında malı alan veya kendisine hizmet sunulan tarafında faturayı istemesi zorunluluğu bulunmaktadır.
Eski Ticaret Kanununun 23. maddesinde “….fatura verilmesini ve bedeli ödenmiş ise bunun da faturada gösterilmesini isteyebilir.” İfadesi Yeni Ticaret Kanununun 21. Maddesinde de değiştirilmemiştir. Bu ifadeler ile faturadan, istenebilmesi ihtiyari olan bir belge olarak belirtiliyor olsa da, Fatura, bir ticari ilişkinin ispatı için gerekli ve düzenlenmesi özellikle Vergi Kanunlarımız açısından zorunlu olan bir belgedir.
Türk Ticaret Kanununun 21. maddesindeki faturanın istenebilmesi ihtiyari olan bir belge olarak belirtilmesi ile ilgili ifadelerin değiştirilmesi gerekmektedir.
Yasalarımız açısından faturanın verilmemesi yanında faturanın alınmaması da suçtur. Ayrıca faturada gerçek alış-verişi göstermeyecek bilgilerin yazılı bulunması da suç oluşturmaktadır.
Yukarıdaki her iki durumda da faturayı alan ve veren taraf Vergi Usul Yasası’nın 353. maddesindeki özel usulsüzlük cezası ile cezalandırılmak durumunda kalacaklardır. Bunlardan ayrı olarak fatura vermeyen veya eksik tutarda veren taraf olan satıcı için gelirini eksik gösterdiği ve Katma Değer Vergisini eksik tahakkuk ettirdiği için matrah farkı doğacaktır. Bütün bunlardan ayrı olarak, vergi ziyaı oluşacağından, Vergi Usul Yasasının 341 ve 344. maddelerindeki vergi zıyaı cezası ile de karşılaşılabilecektir.
- Bir faturanın düzenlenebilmesi için satıcı tarafından, müşteriye bir emtianın satılmış olması veya bir hizmetin verilmiş olması gerekmektedir.
- Fatura, alınan emtia veya yaptırılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı meblağı gösterir. Fatura tutarı müşteri tarafından ödenmiş ise müşteri bu durumun faturada gösterilmesini isteyebilir. (Yeni Türk Ticaret Yasası md. 21). Diğer bir anlatımla fatura tutarı ödenmiş ise müşteri bu faturanın piyasa koşulları çerçevesinde kapalı olarak kesilmesini yani bedelinin ödenmiş olduğunun üzerine yazılmasını isteyebilir.
- Açık ve kapalı fatura konusu eski ve yeni Türk Ticaret Kanunlarında çözüme kavuşturulmamıştır. Türk Ticaret Yasası md. 21’e açık kapalı fatura sorununu çözücü ifadelerin getirilmesi gerekmektedir.
- Faturanın bedeli ödenmiş ise, kapalı olarak düzenlenmesi, yani alt tarafının, bedeli ödenmemiş ise açık olarak düzenlenmesi, yani üst tarafının iş sahibi veya iş sahibi adına hareket etmeye yetkili kişi tarafından kaşelenip imzalanması gerekmektedir.
- Fatura, emtiayı satan veya hizmeti sunan tüccar hüviyetindeki hakiki veya hükmi kişi tarafından düzenlenebilecek bir vesikadır. Diğer bir anlatımla, (Vergi Usul Yasasının 232. maddesinde sözü edildiği şekilde) fatura, vergi mükellefi olan, birinci ve ikinci sınıf tüccarlar ile kazancı basit usulde tespit edilenlerle defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçiler tarafından düzenlenmektedir.
- Faturanın belli bir şekli (Vergi Usul Yasası md. 230) bulunmaktadır.
- Faturada düzenlenme tarihi ile seri ve sıra numarası bulunmalıdır.
- Faturanın üzerinde, bunu düzenleyen yani satıcının, adı, varsa ticaret unvanı, iş adresi, bağlı bulunduğu vergi dairesi ve vergi sicil numarası bulunmalıdır.
- Faturanın üzerine müşterinin adı, varsa ticaret unvanı, iş adresi, bağlı bulunduğu vergi dairesi ve vergi sicil numarası yazılmalıdır.
- Faturanın açıklaması olmalı, satılan malın veya hizmetin nevi, miktarı, fiyatı ve tutarı yazılmalıdır.
- Faturanın üstüne satılan malın teslim tarihi ile irsaliye numarası yazılmalıdır.
- Faturanın düzenlenmesinde belli kaidelere uyulması zorunlu bulunmaktadır. (Vergi Usul Yasası Md. 231)
- Faturaların sıra numarası takip etmesi gerekmektedir. Diğer bir anlatımla 11 no.lu faturayı 24.05.2019 tarihinde düzenlemiş iseniz 13 no.lu faturaya 23.05.2019 tarihini yazamazsınız.
- Aynı müessesenin muhtelif şube ve kısımlarında fatura düzenlemesi yapılıyor ise ve her şube veya kısımda düzenlenen faturaların her biri aynı numara ile başlamak üzere kullanılıyor ise bu faturaların üzerine kullanıldıkları şube veya kısımları gösterici yazı veya işaretlerin konulması gerekmektedir.
- Faturalar mürekkeple, makine ile veya kopya kurşun kalem ile doldurulmalıdır. Bundan amaç; faturanın üzerine yazılan yazıların silinmemesini temindir.
- Faturanın en az bir asıl bir örnek olarak düzenlenmesi gerekmektedir. İrsaliyeli faturalar ise en az üç nüsha olarak düzenlenmektedir. Bu faturanın ilk iki nüshası müşteriye verilir. Tavsiyemiz faturanın bastırılırken bir nüsha fazla bastırılması yönündedir. Bastırılan fazla nüsha muhasebe fişinin altına konulmalı, diğer nüsha ise sıra numarası halinde ayrıca muhafaza edilmelidir. Faturanın birden fazla olarak düzenlenmesi halinde her bir örneğe kaçıncı örnek olduğu yazılmalıdır.
- Fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en çok yedi gün içinde düzenlenmelidir. Burada, muhasebedeki dönemsellik ilkesi dolayısıyla malın teslim veya hizmetin yapıldığı tarih ile faturanın düzenlenme tarihi arasındaki ilişki çok önemlidir.

Örneğin, 27.05.2019 tarihinde teslim edilen bir malın faturasını dönemsellik ilkesi gereği 03.06.2019 tarihinde düzenleyemezsiniz. Düzenlenme tarihi, 31.05.2019 tarihi olmalıdır. Ancak 27.05.2019 tarihini taşıyan bir irsaliye muhteviyatı malın teslim tarihi 01.06.2019 tarihi ise ve irsaliyenin üzerinde teslim tarihi olarak bu tarih bulunuyor ise bu mal ile ilgili faturayı 08.06.2019 tarihinde düzenleyebilirsiniz. Çünkü satıcı tarafından düzenlenen irsaliye her ne kadar 27.05.2019 tarihini taşıyorsa da mal satıcı tarafından müşteriye 01.06.2019 tarihinde teslim edilmiştir. Yani, 31.05.2019 tarihinde yapılan sayımda müşteriye teslim edilmediği için bu mal satıcının envanterinde kayıtlı bulunmaktadır.

- Faturayı düzenlemek zorunda olanlar yani satıcılar müşterinin adı ve soyadı ile bağlı bulunduğu vergi dairesi ve vergi sicil numarasının doğruluğundan sorumlu bulunmaktadırlar. Bu sebeple faturayı düzenlemek durumunda olan, malı teslim eden veya hizmeti yapan satıcının, müşterinin kimliğini ve bağlı bulunduğu vergi dairesi ile vergi sicil numarasını gösteren bir belgeyi müşteriden istemesi halinde müşterinin böyle bir belgeyi ibraz etme mecburiyeti bulunmaktadır.
- Faturayı alan müşteri, bu faturanın içeriği hakkında sekiz gün içinde satıcıya itirazda bulunmamış ise faturanın içeriğini kabul etmiş sayılmaktadır. (Türk Ticaret Yasası md. 21) Bu sebeple, düzenlenen faturanın alınan mal veya hizmet ile karşılaştırılması, faturada yazılı olan tutarların satıcı ile anlaşılan tutar olup olmadığına bakılması, bir tutarsızlık var ise faturanın alındığı tarihten itibaren sekiz gün içinde yazılı olarak satıcı nezdinde itirazda bulunulması gerekmektedir.
- Birinci ve ikinci sınıf tüccarlar, serbest meslek erbabı, kazançları basit usulde tespit olunan tüccarlar, defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçiler ile vergiden muaf esnaf dışında kalanların birinci ve ikinci sınıf tüccarlar ile kazancı basit usulde tespit edilenlerden ve defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçilerden satın aldıkları emtia veya onlara yaptırdıkları iş bedelinin (2019 yılı için) 1.200,-TL’yi geçmesi veya bedeli 1.200,- TL’den az olsa dahi istemeleri halinde fatura verilmesi mecburidir. (Bu tutar her yıl Bakanlar Kurulu Kararı ile veya yeniden değerleme oranında artmaktadır.)
- Ticari ilişkinin kuruluşu sırasında var olmayan, sonradan sözleşmeyi değiştiren ve diğer tarafın durumunu ağırlaştıran hükümlerin faturanın mutad içeriğinin kabul edilmesine olanak bulunmamaktadır.
- Düzenlenen faturanın muhteviyatı olan malın, satıcının envanterinde bulunması zorunludur. Diğer bir anlatımla düzenlenen fatura muhteviyatı olan malın satıcının stoklarında bulunmaması halinde, satıcı kendisi tarafından alınmamış olan bir malın satışını yapmış olacaktır ki; böyle bir durumun olanaksızlığı sebebiyle, düzenlenen fatura gerçeği yansıtmayacağından vergi yasalarındaki ceza gerektiren durumlarla karşı karşıya kalınacaktır.