Bilgi Yönetimi

“Bilgi sahibi olmadan, fikir sahibi olunmaz” diye yaygın olarak bilinen bir söz vardır. Sokrates “İyi olan tek şey bilgi, kötü olan tek şey bilgisizliktir” diyerek, bilginin önemini vurgulamıştır. Kimse bu cümlelerin doğru olmadığını söyleyemez.

Son yıllarda insanlar bilgi sahibi olmadan, yeni bir işe girişmek veya bir şeyi satın almak istememektedirler. Aslında günümüzde bilgiye ulaşmak son derece kolaydır. Her konuda bilgi gerek internette olsun, gerekse kitaplarda veya yayınlarda olsun bol miktarda bulunmaktadır. Peki, insanlar bu bilgileri gerçekten gerektiği gibi kullanıyorlar mı? Yoksa hâlâ “Kulaktan dolma” bilgilerle mi hareket ediyorlar? Aynı durum bireysel olduğu kadar, işletmeler için de geçerlidir. 
Birçok sektörde, hangi büyüklükte olursa olsun işletmelerin gerekli bilgilere yeteri kadar ulaşamadıkları veya ellerindeki bilgileri yeteri kadar ve zamanında değerlendirmediklerini görmekteyiz. Tabii ki, bilgiyi çok doğru kullanan ve bunun sayesinde çok başarılı işler yapan işletmeler de bulunmaktadır, ama bu işletmelerin genellikle kurumsallaşmış, belirli bir büyüklüğe erişmiş, hatta uluslararası boyutlara ulaşmış olduklarını tahmin etmeniz zor değildir.

Günümüzde işletmelerin üretimini, maliyetini, satış gücünü, pazarlama faaliyetlerini etkileyen fazla dış çevre faktörü bulunmaktadır. Dış çevre faktörlerini politik, yasal, ekonomik, sosyokültürel, demografik, teknolojik ve uluslararası olarak gruplandırabiliriz (1). Tüm bu faktörlerindeki gelişmeleri ve değişiklikleri önceden fark etmek çoğunlukla mümkün değildir; ama çok yakından bilinir ki, bu faktörler işletmelerin önüne yeni fırsatlar koyabileceği gibi, bazı tehditler de getirmektedir. İşletmelerin, her türlü değişime veya gelişime ayak uydurabilmeleri, ancak geçmiş veya güncel bilgileri iyi analiz edilerek, doğru yönetim stratejileri belirlemeleri ile mümkündür. Yani işletmelerin bünyesinde bulunan veya yapılacak araştırmalar sonucunda elde edilecek her türlü bilgi son derece önem arz etmektedir. Verilerin toplanması, analiz edilmesi, değerlendirilmesi, sonucunda bir bilginin ortaya çıkması ve buna göre bir eylem planının oluşturulması, bilginin yönetilmesi anlamına gelir.

P. Drucker, günümüzden yaklaşık 40 yıl önce bilginin önemini fark etmiş ve gerçek değerin “Bilgi üretmek” ve “Bilginin işlenmesi” ile oluşacağını öngörerek, “Bilgi işçisi” ve “Bilgi toplumu” kavramlarını ortaya atmıştır (2).

A. Tiwana bilgi yönetimini “Artık belirsizliğe karşı durabilen, değişime hızlı ayak uydurabilen, bilgiyi üretebilen ve eski-yeni bilgiyi muhafaza edebilen firmalar yaşamlarını devam ettirebilmektedir. Şirketler sürdürülebilir rekabet avantajını elde etmek için, her geçen gün daha fazla bilgi temelli bir yapıya bürünmektedir” şeklinde özetlemiştir (3).

M. Jennex ise bilgi yönetimini “Organizasyonun daha etkili olması için, daha önce verilen kararlardan elde edilen tecrübelerin anında, ya da gelecekte verilecek kararlara uygulanmasıdır.” diye ifade etmiştir (4).

En kapsamlı tarifi G.D. Bhatt yapmıştır: “Bilgi yönetimi, bilginin üretilmesi, doğrulanması, sunulması, dağıtılması ve uygulanmasının anlaşıldığını ve bu beş aşamanın organizasyona ait temel yeteneklerin inşası, inşa edilen yeteneğin sürdürülmesi ve yenilenmesi için, bilgiyi öğrenme, yansıtma, unutma ve yeniden öğrenme sürecini içermektedir.” (5).

Üretimde veya her türlü hizmette en son teknolojiyi bile kullanan işletmeler, pazar, rekabet, müşterilerin veya tüketicilerin beklentileri konusunda bilgiye sahip değiller ise, verimli olmaları ve büyümeleri çok zordur. Örneğin, pazarın büyüme hızını veya küçülmesini bilmeyen işletmeler, doğru satış tahmininde bulunamazlar, üretimlerini planlayamazlar. Üretilenden daha fazla ürün talep edilebilir, ama üretim yapılamadığı veya zamanında verilemediği için satış kayıpları yaşanır ve rakiplere fırsat verilmiş olur. Aynı şekilde pazardaki daralmayı bilmeyen işletmeler, geçmiş yıl üretim miktarlarına bakarak üretim yaparlar, aşırı yapılan üretimi satmak zorlaşacaktır ve fiyatlarda yapılan indirimlerle ürünün satılması sağlanmaya çalışılacaktır. Bu durumda hem üretim maliyetleri yükselecek, hem de beklenen kârlılığa ulaşılamayacaktır. Bir başka örnek vermek gerekirse, tüketicilerin yeni beklentilerini ya da eğilimleri konusunda bilgi sahibi olmayan işletmeler, hem mevcut müşterileri tatmin edemeyecekler, hem de rakip işletmelerin geliştirdikleri yeni ürünlerle kendilerinden pazar payı almalarına engel olamayacaklardır. Keza, işler iyi giderken bile, işletmelerin gelecekte daha büyük hamleler yapmaları, işlerini genişletmeleri, yeni iş alanlarına ve pazarlara girmeleri için de önce veriye, ardından bilgiye gereksinimleri vardır. Tek cümle ile ifade edilecek olursa: “Bilgi stratejik bir kaynaktır”.
Peki, veri nedir? Enformasyon nedir? Bilgi nedir? Üçü aynı şeyler midir? Hayır, aynı şeyler değildirler.

Veri, ham gerçeklerdir; başka bir tanımla, henüz yorumlanmamış sembollerdir. Herhangi bir sorunun çözümünde tek başına yeterli değildir. Yani, işletme içinden aldığınız müşteri listesi, muhasebe kayıtları, satış rakamları, harcama tutarları, üretim ve sevkiyat miktarları, personel listesi ve buna benzer tüm kayıtlar; işletme dışından topladığınız araştırma sonuçları, nüfus sayımları, gelir dağılım oranları, nüfus büyüme hızı, kentleşme oranı, okur-yazar sayısı ve buna benzer listeler sadece ham gerçeklerdir. Verilerle durumu anlamak ve analiz yapmak mümkün değildir.

Enformasyon, verilerin işlenmiş halidir; yapılandırılmış, açık, basit ve nettir. Yani, verilerin sınıflandırılması, bölümlere ayrılması, ayrı ayrı değerlendirmek üzere birbirinden farklı listelerin oluşturulması, oranların konması, analiz edilmesi, hesaplanması, gerekirse düzeltilmesidir. Özetle, verilerin kullanılır hale getirilmesidir.

Bilgi ise, kullanılabilir enformasyondur. Tahminlerde bulunmamıza, sebep sonuç ilişkisi kurmamıza, planlama yapmamıza ve strateji üretmemizi sağlar. Bilgileri kullanarak, birçok aksiyon alınabilir, kararlar verilebilir, yeni yatırımlar yapılabilir veya strateji değişikliği yapılabilir (6)(7).

Burada iki türlü bilginin de olduğunu belirtmekte yarar var; ilki “Örtülü Bilgi”dir. (8) Çoğunlukla kişisel deneyime, öngörüye dayanır. Çalışanlar örtük bilgiyi ifade etmekte zorlanırlar, çünkü bu onların kişisel sezgilerinin veya daha önce benzer durumda yaşadıkları ve çözümledikleri durumların benzerleridir. Örtülü bilginin açığa çıkması ve diğer çalışanlar tarafından da bilinmesi, işletmenin gücünü arttıracaktır. “Örtülü Bilgi” teknolojinin kullanımı ile “Açık Bilgi”ye dönüşebilir ve bunun yapılması sağlanmalıdır, çünkü deneyimlerin iş süreçlerine yansıması kalitenin artmasını sağlar (9). “Açık Bilgi” ise, işletme tarafından bir araya getirilerek, çalışanlara sunulan metin, tablo, grafik, yazılı iş hedefleri, misyon ve vizyonlar gibi bilgilerdir. Teknolojinin yardımı ile hızlı bir şekilde iletilmesi ve bu bilgiden yararlanması gereken diğer çalışanların kullanımına açık olmalıdır (10).

Bilgi yönetimi, yönetici ve çalışanların bilgilerin içselleştirilmesi, sürekli kullanılır hale gelmesi, mutlaka başvurulması gereken bir kaynak olarak görülmesi, sonuçta işletmenin en önemli kaynağını verimli ve etkin bir şekilde kullanmaktır. Çalışanların kişisel fikir veya duygularından yola çıkarak, yeteri kadar bilgiye dayanmayan fikirlerle kararlar almasını veya uygulamalar yapmasını engeller.

Dünya Futbol Şampiyonası'nın final maçında iki finalist takım henüz yenişememiştir ve maç berabere devam etmektedir. Maçın son anları geldiğinde, bir penaltı kazanılır. Belki de bu penaltı vuruşu şampiyonu belirleyecektir. Penaltı vuruşunu yapacak oyuncu noktasına gitmeden önce, takımın istatistiklerini tutan yardımcı antrenörü oyuncunun yanına gelerek, kulağına “Kaleci böyle maçlarda hep sağa atlıyor” diye bir bilgi verir, çünkü yıllardır topladığı kaleci ile ilgili verileri sınıflandırmış, analiz etmiş ve kalecinin böyle önemli maçlarda atılan penaltılarda büyük bir çoğunlukla sağ tarafa atladığını tespit etmiştir. İşte, yardımcı antrenörün penaltıyı atacak oyuncuca verdiği bilginin kaynağı budur. Bu bilgiyi alan oyuncu ise, bu bilgiyi kullanır ve vuruşu kalecinin soluna doğru yapar.
İşletmelerin de yapacakları hamlelere karar verirken, bilgiye gereksinim duymaları işte bu nedendendir.

Gelecekte daha fazla insan çalıştıran işletmeler değil, daha çok bilgiye sahip olan ve bu bilgileri doğru yerde ve zamanda kullanan, yani bilgiyi içselleştiren işletmeler başarılı olacaklardır.

Kaynakça
(1) Ülgen H., Mirze S.K., (2013) İşletmelerde Stratejik Yönetim, Beta Yayınları, İstanbul, s. 82-89
(2) Kavrakoğlu, İ. (2006) Yönetimde devrimin rehberi: inovasyon. (2. bs.). Alteo Yayınları, İstanbul.
(3) Tiwana, A. (2002) Bilginin Yönetimi. çev. Günhan Günay, ed. Murat Ermert, New York: Dışbank Kitapları. 
(4) Jennex, M.E., Knowledge Management in Modern Organizations. Hershey, Idea Group Publishing, (2007). 
(5) Bhatt, G.D. Knowledege Management in Organization: Examining The Interaction between Technologies, Techniques, and People. The Journal of Knowledge Management, 5, 1, (2001). 
(6) Stenmark, D. (2002), “Information vs. Knowledge: The Role Of Intranets In Knowledge Management”, Proceedings Of The 35th Hawaii International Conference On System Sciences, s. 2.
(7) Tiwana, A. (2001), The Essential Guide to Knowledge Management E-Business And CRM Applications, Prentice Hall PTR, Upper Saddle River, NJ. s. 37.
(8) Stankosky, M. A.; (2004), Criteria for Measuring Knowledge Management Efforts in Organizations, Ph.D. Dissertation, The George Washington University, s. 245.
(9) Nonaka, I. (1994), “A Dynamic Theory of Organizational Knowledge Creation”, Organization Science, 5(1), ss. 14-37. 
(10) Nickols, Fred (2000), The Knowledge in Knowledge Management, The Distance Consulting Company, New Jersey, s.12.