Bildiğinden vazgeçmek
Geçtiğimiz hafta işletmelerde kritik elemanlar dediğim kişilerin tanımını işletmenin amaçlarına ulaşabilmelerinde kilit rol oynayan elemanlar diyerek vermiştim. Önce ben söyleyeyim. Böyle tanım olmaz. Bu olsa olsa bir tanım yapılmasına yardımcı olacak genel bir çerçevedir. Siz hala bu tanımı böyle eleştirmedinizse bir hafta geciktiniz. Ne ‘işletmelerin amaçları’, ne ‘amaca ulaşmak’, ne ‘kilit rol’ kavramlarından hiç biri tanımlanmadığı için bu tanıma göre kritik elemanlar günden güne değişir. Yani bu tanım soysal (generic) bir tanım değildir. Onun için böyle tanım olmaz diyorum. İşe yarar bir tanım bulmaya çalışalım.
İşletmelerin amaçlarından başlayalım. Amaçların ne olduğu tanımlanmadan bunlara ulaşmada en kritik eleman kimdir sorusunu sormak saçma olur. Neyse ki işletmelerin soysal amaçlarının bir listesi var. Bu liste gazetenizde ilk defa 2011 yılında yayınlanmıştı1. Bu çerçeveyi verdikten sonra “Önünüzde, masanızın üstünde bir yerde dursun” diyerek bir ricada bulunmuştum. Bu soysal amaçlar üzerine inşa edilen bir çerçeve kuram 2005 yılından bu yana dünyanın bir çok ülkesinde okutuluyor2. Bu amaçları tekrar veriyor ve yine rica ediyorum. Masanızın üstünde bir yerde dursun arada sırada bir bakın.
İşletmelerin tek bir amacı vardır o da hizmet ettikleri pazarlarda tek satıcı olmak. Bu amaca hizmet için işletmeler ürün/hizmet(ler) üretmek ve bunları pazarlamak gibi iki işlevi yönetirler.
Pazarlama işlevinin;
1) Şirket alıcılarının daha sık ve daha çok almalarını sağlamak,
2) Rakiplerin alıcılarını şirkete çekmek.
3) Şirketin sunduğu mal ve hizmetleri kimseden almayanların almaya ve şirketten almaya başlamalarını sağlamak ve tüm bunların terslerinin olmasını önlerken
4) Şirketin kısa ve orta dönem kârlılığını sağlamak
5) Siparişleri özendirmek ve almak, olmak üzere beş hedefi vardır.
Üretim işlevi de;
1) İşletmenin sunacağı mal ve hizmetleri planlanan fiziksel ve diğer özelliklerde yeterli miktarlarda,
2) Planlanan kalitede,
3) Planlanan zamanda,
ve
4) Planlanan maliyette üretmek,
şeklinde dört hedefe hizmet eder.
Bunu yapabilmek için bu iki işlev mali; insan gücü; alt yapı ve fiziki sermaye; stratejik işbirlikleri ve ilişkiler ve bilgi ve know-how kaynakları kullanırlar. Yönetim ise bu kaynakların hangisinden ne kadarına ne zaman gereksinim olduğunu planlayıp, zamanında tedarik edip ihtiyaç duyulan yerlere dağıtıp işlevlerin kaynak kullanımı etkinlik ve etkililiğini denetlemek işleriyle uğraşırlar.
Yukarıdaki amaçlar çerçevesi soysaldır. Yani vakit, yer, iş kolu, büyüklük vesaireye göre değişmez. Ancak bu listenin en önemli özelliği birbirini-dışlayan (mutually-exclusive) ve birlikte-kapsayıcı (collectively-exhaustive) elemanlardan oluşmasıdır. Bunu da daha önce tartışmıştık3
Şimdi gelelim bu çerçevenin konumuzla ilgisine. İşletmenin ‘hizmet ettiği pazarlarda tekelleşmesi’ amacının sorumlusu üst yönetim yani sermayenin temsilcileridir. İşletmenin pazarlama ve üretim işlevlerinin çalışanları sıralanan dokuz hedefe ulaşımdan, yönetim ve kurmayları da bu işlevlerin kaynaklarının planlaması, tedarik ve dağıtımı ve denetiminden sorumludurlar. Kritik elemanların soysal tanımlanması da buna göre yapılmalıdır. Gelgelelim bu iş o kadar da kolay değil. Çünkü işletmeler buna uygun örgütlenmiyorlar. Denilebilir ki eğer işletmelerde tek bir amaç ve bu amaca ulaşmak için toplam dokuz hedef varsa ve bir de bu hedeflere ulaşmak için de beş kaynağın planlama, tedarik ve dağıtım ve denetlenmesi işleri yapılıyorsa bir işletmede en tepeden en aşağı seviyelere kadar her bir elemanın bunlardan biri veya birkaçıyla açıkça ilintili olması gerekir. Yani örgütte kafeterya, kreş, temizlik. vs., gibi birimler haricinde, herhangi bir seviyede herhangi bir elemanı alın bu eleman yukarıda sıralanan dokuz amaçtan biri veya birinden fazlasına ve/veya beş kaynağın planlanması, tedarik ve dağıtılması veya kullanımlarının denetlenmesi işlerinden biri veya birinden fazlasına hizmet etmiyorsa o işte bir sakatlık vardır. O elemanın kapısına ‘boş gezenin boş kalfası’ yazılması gerekir.
Şimdi bu yazıyı öylesine okuyorsanız bile bir egzersiz olarak şunu yapın. İşletmenizin elemanlarından bir kişi seçin ve kendinize sorun “Bu eleman kaynak kararlarının veya sayılan dokuz amacın neresine, nasıl, ne kadar hizmet ediyor?” diye. Bu soruya cevap veremeyen işletmelerin kritik elemanların kim olduklarını bulabilme imkanı yoktur. Ben bu önerdiğim egzersizi sayısını unuttuğum ülkede yine sayısını unuttuğum yöneticiyle yaptım. Yöneticilerin ilk fark ettikleri, bir Afrika ülkesinde oranın en ünlü ve güçlü işletmelerinin birinin sahip-yöneticisinin bana “Bizim örgüt şemamız sizin verdiğiniz çerçeve ile çakışmıyor” diyerek özetlediği şeydi. İşin garibi bunun nedenini de bilmiyordu. Yani anlattığım işletmenin amacı, işletme işlevlerinin hedefleri ve yönetimin faaliyetleri konusuna aklı yatmıştı ama işletmesinin neden buna göre örgütlenmediğini bilemiyordu. Ben de bu tür durumlarda “Şemanızı yeniden çizin efendim. Bunu yapamıyorsanız bile sanki yapmışçasına davranabilirsiniz” deyince çoğu yönetici haklı olarak bunun ne denli muazzam bir ‘kayma’ olacağına işaret eder. Doğrudur. Bunu yapabilmek için bu zamana kadar klasik işletmecilik literatüründen öğrenilen bir sürü şeyi unutup işletmeye bambaşka bir gözle bakmak gerekir. Buna sosyal bilimciler ‘paradigm shift’ yani paradigma kayması diyorlar. Paradigma kaymasının olabilmesi için kişinin ‘unlearning’ yani bildiğinden vazgeçmeye veya geçici bir süre için bile olsa unutmaya razı olması gerekiyor. Bu da dünyanın en zor işlerinden biridir. Herkesin yapabileceği bir şey olmadığından dahiyane dediğimiz, hayatımızı değiştiren kişi ve fikir sayısı azdır.
Siz gene de bir dahaki yazıya kadar bir düşünün. Bir boş vaktinizde kendinize, işletmenize ve elemanlarına yukarıda verilen çerçeve açısından bir bakın. Bakın bakalım işletmeniz hedef pazarlarında rakipsiz kalmış veya rakiplerini kovalıyor mu? Bakın bakalım pazarlama ve üretim işlevlerinin hedeflerine ulaşımında durum nedir. Kaynak kullanımınıza bir eğilin. Amaç ve hedeflere ulaşımda gördüğünüz aksamaların nedeni hangi kaynak, kim planladı, kim tedarik etti, kim dağıttı, kim denetliyor. Emin olun vaktiniz ziyan olmayacak.
Sağlıcakla kalın
Dünyadaki yüz küsur devlet arasında bir vatan tanımını bu vatanın sahibi olacak bir millet tanımıyla birleştirerek o milletin o vatanda egemenliğini sürdürebilmesi için gerekli siyasi ve ekonomik düzeni sıfırdan bir araya getirebilmiş tek örnek olan Türkiye Cumhuriyeti’nin kuruluşunu hatırlamamıza vesile olan geçmiş 23 Nisan bayramımız kutlu olsun.
-----------------------
(1) 20 Temmuz-10 Ağustos 2011, Dünya Gazetesi
(2) The Business Management System, International Trade Centre (UNCTAD/WTO ITC), Geneva, 2005
(3) 15 Ağustos 2012, Dünya Gazetesi, Peki, bu iş nasıl yapılmalı?