Baltayı bilemek: Rutin işler ve iyileştirme işleri

Muhammed SATILMIŞ

Şirketlerin gelişiminde sürekli iyileştirme kültürü önemli role sahiptir. Bugün dünden daha iyi olmak için gayret etmek şeklinde ifade edebileceğimiz “sürekli iyileştirme”nin hayata geçirilmesinde işe bakışımız sonuçları direkt etkilemektedir.

Hangi fonksiyon olduğuna bakılmaksızın - üretim, satış, pazarlama, kalite, Ar-Ge ve diğerleri- iki tür iş vardır: Rutin işler ve İyileştirme işleri. Her ikisi de tüm fonksiyonlarda olması zorunlu işlerdir.
Şunu kabul edebilirsiniz. Tüm fonksiyonlarda, her an, az veya çok mutlaka iyileştirme işleri olmalıdır.

Rutin işleri, iç ve dış müşteri ihtiyaçlarını karşılamaya yönelik, yapılması gereken standart işler olarak düşünebiliriz.

İyileştirme işlerini ise, rutin işlerin dışında, bizi bulunduğumuz seviyeden bir adım yukarıya taşıyacak, ekip çalışması gerektiren yeni yaklaşım ve geliştirmeleri içeren işlerdir. Örnek vermek gerekirse; müşteri memnuniyetini yükseltmek, ürün kalitesini artırmak, muhasebede rapor hazırlama sürecinin etkinliğini artırmak, toplantıları ve raporları gözden geçirmek, üretim verimliliğini artırmak, çalışan aidiyeti ile ilgili yeni çalışmalarla personel sirkülasyonunu düşürmeye çalışmak için yapılan işleri bu kapsamda düşünebiliriz.

İyileştirme işlerini önceden planlama, mevcut ekipleri rutin işlerinin dışında görevlendirme ve istikrarlı çalışmalarla icra etmek mümkündür.

Ancak “Rutin işler yoğundur, önemlidir ve acildir. Bu işlere yani geliştirme işlerine nasıl vakit ayrılacaktır” kulağa doğru gibi gelen bu sözleri mutlaka duyarsınız. Bu sözleri duymazdan gelemeyiz aynı zamanda iyileştirme işlerini de ihmal edemeyiz.
Bir satış şirketindeki iyileştirme faaliyetimiz öncesinde benzer tepkilerle karşılaşmıştım. Hatta patronun ve genel müdürün dahi meraklı gözlerle cevabını beklediği o soruyu satış müdürü sordu:

"Müşteri bizi beklerken, sahada, raflarda malımız eksikken ofise gelip bu işlere vakit ayırmamızı mı istiyorsunuz?"

Bu normal. İyileştirme işleri rutin işleri durdurmak şeklinde olmamalı elbette. Bu can alıcı soruya cevabım, “Hayır, müşterilerimize bugünden daha iyi hizmet vermek, bahsettiğiniz sorunları yarın da yaşamamak için vakit ayırmanızı istiyoruz” şeklinde olmuştu.

Artan rekabet ortamında, bu durum hiçbir zaman değişmeyecektir. İyileştirme işlerinin rutin işler kadar gerekli olduğunu anlamak için kendimize şu soruyu sormalıyız: “Müşterimize sunduğumuz hizmet seviyesini yükseltmek için ne yapmalıyız, neleri değiştirmeliyiz?” Her konuda bu soruyu sorabiliriz.

Rutin işler de iyileştirme işlerine engel olmamalı. İyileştirme işleri her gün yapmakta olduğumuz işlerin etkinliğini artıracaktır. Bu anlamda, Stephen Covey’in “Etkili İnsanların 7 Alışkanlığı” kitabında geçen hikaye çok manidardır.

***

Bir koruda telaşla ağaç kesmeye çalışan oduncuya yaklaşan bir kişi ne yaptığını sorar. Bu soruya hafif sinirlenen oduncu, “Görmüyor musun, ağacı baltayla kesmeye çalışıyorum” diye cevap verir. Adam bitkin görünmektedir.
“Ne kadar zamandır ağaç kesmeye çalışıyorsun?”
“Beş saatten fazla oldu, çok yoruldum, çok zor bir iş bu.”
“İşe birkaç dakika ara verip baltayı bilesene. O zaman ağacı daha hızlı keseceksin.”
Oduncu tekrar sinirlenir ve şu cevabı verir, “Baltayı bileyecek vaktim yok, bir an önce ağacı kesmem gerekiyor.”

***

İyileştirme işlerinin gerekliliğini tüm organizasyon anlaması aşılması gereken bir eşiktir. Bu eşik aşıldıktan sonra, geliştirme faaliyetleri için zaman, ekip ve bütçe bulmak kolaylaşacak, baltalarımızın bilenme işlemi standartlaşacak ve sonuç sürekli iyileştirme kültürüne doğru yolculuk olacaktır.

Son olarak sürekli iyileştirme kültürünü oluşturmada kontrol kriteri niteliğinde bir yöntem paylaşalım. Pazarlama birimiyle görüştüğünüzü varsayın, şu soruyu yöneltin: "Şu anda gündeminizde hangi iyileştirme işleri var?" Aynı soruyu tüm birimlere sorun. Alacağınız cevaplar olumlu ve tatminkarsa yolculuk devam ediyor demektir.

"Sürekli iyileştirmenin" gerekliliğini herkes bilir. Buna yönelik çalışmalara da neredeyse tüm şirketlerde rastlarız. Farkı, bu anlayışa herkesin inandığı, desteklediği ve sürekli iyileştirmenin kültürün bir parçası haline geldiği şirketlerde görürüz.