Aynı gruptaki şirketlerden alınan hizmetlerde sadece fatura yetmez

Geçen haftaki yazımda grup şirketlerinden alınan hizmet faturaları ile ilgili incelemeler üzerinde durmaya başlamış, incelemeler sırasında, inceleme elemanlarının yaptığı testler ve beklediği açıklamalardan bahsetmiştim.

Bu incelemelerde yeterli açıklama yapılamaz, testlerin neticesinde inceleme elemanları ikna edilemezse konu vergisel sorunlar yaratabileceği gibi, ortaklar arasında problem yaşanmaması için de konunun titizlikle ele alınması gerekmektedir.

Gerekli ve yeterli dokümantasyon yapılmazsa:

Kısmen veya tamamen gider reddi, Stopaj uygulanması gerektiği iddiası, Transfer fiyatlaması tartışmaları, Ortaklar arasında servet transferi (SPK,TTK) tartışmaları, Hakim ortağın bağlı şirketi zarara sokması (TTK topluluk şirketi düzenlemeleri) konularında çok boyutlu sorunlara sebebiyet verebilmektedir.

Grup içi hizmet faturaları ile ilgili hazırlanması gerekenler

 Gerek yurt içinde gerekse yurt dışından verilen grup içi hizmetlerle ilgili olarak, rakamların büyüklüğü ölçüsünde açıklama çabası da büyümelidir. Bu çalışmalar bir inceleme başladıktan sonra değil mutlaka her yıl itibariyle olabildiğince hızlı yapılmalıdır. Hizmetin alındığı, bu hizmetten yararlanıldığını ortaya koyan her türlü belge, açıklama, kayıt, rapor, çalışmadan yararlanılmalıdır.

Masraf paylaşım sözleşmesi veya rehberi oluşturulmalıdır

 Grup şirketinde merkezi olarak verilen hizmetlerin, hizmetten yararlanan şirketlere hizmetin tabiatına uygun makul dağıtım anahtarları ile dağıtılması şekli, en sık karşılaşılan yöntemi oluşturmaktadır. Bu durumda, verilen hizmetlerin, bu hizmetlerin hizmetten yararlanan grup şirketlerine nasıl dağıtılacağına ilişkin anahtarların tanımlandığı bir sözleşme veya dağıtım kriterleri rehberinin varlığı güzel bir başlangıç noktası oluşturacaktır. Bu rehberde, hizmetler ayrı ayrı tanımlanmalı, hizmete uygun/elverişli dağıtım anahtarı seçimi açıklanmalı, emsal karlılık oranı ile ilgili açıklamalara da yer verilmelidir. Dağılımın farklı anahtar itibariyle testi ve en uygun anahtar seçim kriterleri izah edilmelidir.

2-Sözleşmeye uygun dağılımın yapıldığına ilişkin yıllık transfer fiyatlaması (denetim) raporları hazırlanmalıdır.

Hizmeti veren şirketin denetim raporu Hizmeti alan şirketin denetim raporu

3. Hizmetlerin maliyeti genel tablosu

 Dağılımın yapıldığı toplam maliyet havuzu Dağıtılmayan (hizmet veren şirket üzerinde kalması gereken) maliyetler gösterilmeli ve bunların kategorik mahiyeti izah edilmelidir. Varsa havuza dahil edilmeden birebir kâr marjı konulmadan yansıtılanlar. Hangi grup şirketlerine dağılım yapılıyor: Şirketler ve hizmet türleri itibariyle dağılım tablosu. Maliyet ana kalemleri (ücret, kira, vb.) Dağıtılan maliyetler içinde yurt dışındaki şirket ortakları ve yönetim kurulu üyelerine verilen ücretler var mı? Ne derece emsale uygun?

4-Grup dışından alınan hizmetlerin mahiyeti

Hizmetler nelerden oluşuyor? Üçüncü kişilerden alınan lisanslar ve benzeri diğer tüm gayri maddi hak ödemeleri. Bu lisanslarla kullanılan hak hizmeti veren şirketçe hizmet üretimi sırasında mı kullanılıyor yoksa hizmet alanların kullanımına mı sunuluyor?

5-Alınan hizmetle ilgili belgeler

Vergi idarelerinden bu konuda sorgulama yapılıyor ve raporlama talebinde bulunulmuş mu? Hizmeti veren ülke vergi idaresinden hizmetin niteliği ve kapsamı konusunda alınmış yazı var mı? Bir başka ülkede konu incelenmiş mi? Nasıl sonuçlanmış? Türkiye’de idareden alınmış görüş var mı? Bir başka ülkede bu konuda ön fiyat anlaşması yapılmış mı?

6-Hizmet alan birimlerin aldıkları hizmetle ilgili olarak ayrı ayrı hazırlayacakları raporlar/sunumlar

Yıllık dosyalar, Sunumlar, İstatistikler (talepleri, yazışmalar, görüşmeler, ziyaretler) Aldıkları hizmetlerle ilgili veriler: Proje isimleri, varsa raporları ,sonuçları.

7-Hizmet veren şirketin topluca ve ayrı ayrı verdiği hizmetle ilgili yıllık raporları

İstatistikler, Yapılan projeler.

8-Hizmet alan ve veren şirketlerin HR profili

Genel ve hizmet türleri itibariyle o hizmetlerle ilgili kapasitesini (insan kapasitesi vb.)ortaya koyan veriler.

9-Fatura açıklamaları ve ekleri

Anlaşmaya/rehbere referans verilmeli. Hizmet türleri itibariyle ayrı ayrı tutarları gösterilerek faturalama yapılmalı. Fatura ile birlikte ek olarak veya referans verilerek varsa diğer ayrıntılı hesap tabloları da muhafaza edilmeli.