Akreditif belgelerinden korkmayın

Dış ticaretin, belge düzenini sağlama tarafında çalışan dostlarımızın en çok sıkıntı çektikleri yer, akreditiflere uygun belge hazırlamaktır dersek, fazla bir abartı yapmamış oluruz derim. Zira, bankalara yollanıp da uygunsuzluk bulunarak firmaya geri gönderilen belgelerin sayısı, uygundur denilerek geri gönderilmeyen belgelerin sayısı ile kıyaslanmayacak kadar çoktur diyebiliriz. Tüm bu belgelerin geri yollanma nedenleri de tek bir ortak noktaya dayanıyor. Herhangi bir belge üzerinde yapılan maddi hata/hatalar, o belgenin hemen akreditif koşullarına uygunsuzdur damgası yemesine neden oluyor. Doğal olarak da banka yetkilileri, eğer olanak varsa firmayı uyarıyor ve belgenin düzeltilerek kendilerine tekrar gönderilmesi için firmaya geri yolluyor.

Paranın bir an önce ödenmesini bekleyen firma yetkilileri için, her zaman ciddi bir sıkıntı kaynağı olan bu durumla karşılaşmamanın çaresi yok mudur?

Elbette vardır ve çok da kolaydır amma biraz el tutar.

Öncelikle aklımızda tutmamız gereken bir konuyu hatırlatmak isterim. Akreditifli işlemlerde bankalar, sadece belge düzenini ve içeriklerini kontrol etmekten sorumludurlar. Yüklenen malın gerçek içeriği, sipariş edilmiş olana uyup uymadığı, miktar açısından eksik veya tam oluşu, bankaları ilgilendirmez. Zira bankalar, kendilerine ibraz edilen belgelerin beyan edilen içeriklerine ve akreditif şartlarına uyup uymadıklarına bakarlar. Bu nedenledir ki kötü niyetli satıcıların kurbanı olan alıcıların çoğu, bankaları ve akreditif uygulamalarını suçlamaktan geri kalmazlar. Bu konuyu başka bir sohbetimize saklayarak, ihracatçıya gelen akreditife belge hazırlarken, nelere dikkat edelim ki bankaya yolladığımız belgeler uygunsuz denilip bize geri yollanmasın konusuna odaklanalım.

İlk iş olarak, akreditifte istenilen belgelerin bir listesini yapalım. İkinci olarak, bu listede yer alan belgelerin her biri için yarım A4 sayfası ayırarak, her sayfanın başına bir belgenin adını yazalım. Daha sonra her bir belge için istenilen içeriği o belgenin başlığını taşıyan yarım A4 sayfasına, maddeler halinde yazalım. Bu içerikler genellikle, hem sunulması istenilen belgelerin ( documents required ) sayıldığı maddede ve ayrıca diğer koşulların ( additional conditions ) sayıldığı maddede bulunur.

Akreditif numarası, ithalat belgesi numarası gibi bazı bilgilerin, belgelerin çoğunda veya tamamında bulunması istenebilir. Bu durumda, her belgenin başlığının altına bu istenilenleri tek tek yazmamız gerekecektir. Aynı bilgiyi akreditifte istenilen belgelerin sayısına göre altı veya yedi kere farklı başlık altına yazmak zorunda kalabiliriz. İşte bu detaycılık bizim belgelerimizin geri dönmesini engelleyecek ve paramızı gecikmeden almamızı sağlayacak olan önlemdir.
Belgelerimizi hazırladıktan sonra, her belge için ayırdığımız yarım A4 sayfası içerisine yazdığımız bilgilerle, hazırlanan belgelerimizin içeriğindeki bilgileri karşılaştıralım. Hazırlanan belgelerde eksik bilgiler var ise tamamlayalım. Aralarında fark var ise akreditif metnine dönelim ve oradan tekrar kontrol edelim. Asıl olan akreditif metni olduğu için başka bir referans noktası kullanamayız.

Belgelerin akreditife uygunluğuna emin olduğumuzda da bankaya yollayalım. Bu şekilde yapılan kontrollerle, belgelerin doğru hazırlanma olasılığı çok yüksek olmaktadır.