Ticari belgeler kaç yıl süreyle saklanmalı?

213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 253’üncü maddesinde, defter tutmak mecburiyetinde olanların, tuttukları defterlerle VUK’un üçüncü kısımda yazılı vesikaları, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecbur oldukları belirtilmiştir. Uygulamada vergi kanunlarına ağırlık verilmesi nedeniyle, ticarî belgelerin saklanması noktasında, şirketler tarafından genelde Vergi Usul Kanunu hükümleri esas alınmakta, saklama süresinin Türk Ticaret Kanunu’nda (TTK) daha uzun öngörülmüş olması nedeniyle anılan yükümlülüğün ifası bazen ihmal konusu edilebilmektedir. Oysa, TTK, ticari belgeleri saklama yükümlülüğüne uymayanlara, idarî para cezası verilmesini öngörmektedir. TTK uyarınca, ticaret şirketleri; 

a) Envanterlerini, açılış bilânçolarını, ara bilânçolarını, finansal tablolarını, yıllık faaliyet raporlarını ve bu belgelerin anlaşılabilirliğini kolaylaştıracak çalışma talimatları ile diğer organizasyon belgelerini; 

b) Alınan ticarî mektupları; 

c) Gönderilen ticarî mektupların suretlerini; 

ç) Ticarî defterlere yapılan kayıtların dayandığı belgeleri, sınıfl andırılmış bir şekilde on yıl saklamak zorundadırlar. Ticarî mektuplardan kasıt, bir ticarî işe ilişkin tüm yazışmalardır. On yıllık saklama süresi, ticarî defterlere son kaydın yapıldığı, envanterin çıkarıldığı, ara bilânçonun düzenlendiği yılsonu finansal tablolarının hazırlandığı ve konsolide finansal tabloların hazırlandığı, ticarî yazışmaların yapıldığı veya muhasebe belgelerinin oluştuğu takvim yılının bitişiyle başlar. 

Şirket ile ilgili olarak gönderilmiş bulunan her türlü belgenin, fotokopi, karbonlu kopya, mikrofiş, bilgisayar kaydı veya benzer şekildeki bir kopyasının, yazılı, görsel veya elektronik ortamda sağlanmaması halinde, şirkete 2014 yılı için 4 bin 481 TL, 2015 yılı için 4 bin 934 TL, 2016 yılı için de 5 bin 209 TL idarî para cezası verilir. Anılan idarî para cezalarına muhatap olmamak için, şirketin yönetim organının, Vergi Usul Kanunu’nda belirtilen beş yıllık süre dolsa dahi, şirketin ticarî belgelerini on yıl boyunca saklamaya özen göstermesi, bu belgelerin kaybolması halinde ise TTK’nın kendilerine tanıdığı bir imkan olan zayi belgesi talebinde bulunması gerekir.