Teknoloji insanla yarışıyor

Yıllar önce, teknolojiye en uzak departman hangisidir diye sorsalar, birçoğumuzun aklına insan kaynakları gelirdi. İşe alımda tüm süreçler kağıt bazlı yürütülürdü. Aranan bir pozisyon için gazeteye ilan verilir, 1 hafta 10 gün içinde ilgilenen adaylar postayla başvurularını gönderirlerdi. İnsan kaynakları ekibi de, başvuruları tek tek gözden geçirdikten sonra olumsuz adayları eler, olumlu olabilecek adayları mülakata çağırır ve adayın çalışacağı departmana yönlendireceği en uygun adayları tespit ederdi. Daha sonra, bu seçilen adaylarla departman yöneticilerinin tamamladığı mülakatlar sonucunda, en beğenilen adaya teklif yapılırdı. Tüm bu İK süreci içinde, posta ve telefon yegane iletişim yoluydu. Bugüne göre, daha az başvuru alındığından süreç baş edilebilir düzeydeydi ama işin arka planındaki organizasyon, dosyalama ve değerlendirme herşeyin manüel ilerlemesi yüzünden çok daha uzun zaman almaktaydı. Daha sonraki yıllarda internetin keşfiyle e-mail postanın yerini aldı. Başvuruların sayısı elektronik ortamda daha da arttı, sadece CV'leri pozisyonlar için değerlendirmek bile bir personelin sabahtan akşama zamanını alır hale geldi. İşte, bilgi işlem teknolojilerine duyulan ihtiyaç da bu devrede belirginleşti.

Bugün işe alım ile teknolojinin entegrasyonuyla başvuru süreçlerinin belli bir rutinde sistem üzerinden takip edildiği, neredeyse kağıtsız bir döneme girildi. IK teknolojileri adım adım yapılması gerekenleri kaydeden ve takip edilmesini kolaylaştıran, bilgilerin depolandığı ve yönetildiği bir platform görevi görmekte. Bu tür platformlar sadece işe alımda değil, İK'nın diğer fonksiyonlarında da kullanılmakta. Örneğin, bazı kurumsal şirketlerde personel ve özlük hakları yönetiminin self-servis uygulandığını görebilirsiniz. Kendi kullanıcı isimleri ve parolalarıyla çalışanlar internet üzerinden her yerden ulaşabildikleri bu portala girerek, izin taleplerini aileleriyle beraber oluşturabilir, geleceklerine yönelik opsiyonlara beraber karar verebilirler. İnsan kaynaklarının birçok farklı alanında gelişen trendlerin web kullanımının yaygınlaşması ve İK uygulamalarının servis bazında tedarik edilmesi yönünde olduğunu gözlemlemekteyiz. Şirket içi pozisyonlar için e-işe alım ve performans yönetimi portalları insan kaynaklarının çalışanlarla açık ve sürekli bir diyalog yürütmesini sağlarken, çalışanlarının memnuniyetinin artmasına ve performanslarının yükselmesine katkıda bulunmakta. Bu tür uygulamalar sayesinde, çalışanları daha yakından tanımak, yeteneklerinin hangi alanlarda olduğunu ve şirketiçi hangi konumlarda daha etkin çalışabileceklerini saptamak objektif bir bakış açısıyla mümkün hale geliyor.

Yaygın İK Teknolojileri

İnsan kaynakları sektöründe en yaygın ve etkili şekilde kullanılan teknolojiler arasında;

- Çalışanlar için self-servis İK hizmetleri;

- İşgücü teknolojileri;

- Tedarikçi yönetim sistemleri;

- Aday takip sistemleri;

- İşe alım yönetim sistemleri;

- E-işe alım yazılımları;

- Performans ve terfi yönetimi sistemleri;

- Kariyer planlama yazılımları;

- Kişisel gelişim yazılımları;

- Yönetici ve anahtar personel yönetimi yazılımları;

- Maaş yönetimi yazılımları

sayılabilir.

Teknoloji Bazen Yanlış Algı Yaratıyor

İnsan kaynakları teknolojilerinin bu denli öne çıkması birçoklarının işe alımı kişisel temastan uzak ve soğuk bir süreç olarak algılamasına sebep oluyor. Çoğu zaman bir şirkete başvuru yaptığınızda adeta bir insanla değil de, bir bilgisayarla iletişime girmiş hissine kapılıyorsunuz. Kurumsal şirketlerin çoğuyla temas kurduğunuzda jenerik mesajlar emailinize 'başvurunuzu aldık ve değerlendiriyoruz' şeklinde gönderiliyor. Bu ilk teyit mesajı içinizi rahatlatan içerikte, demek ki başvurunuz yerine ulaşmış, kimi zaman kara deliğe benzeyen internette yolunu kaybetmemiş. Ancak, daha sonra yaşanan uzun sessizlik – kimi zaman hiç noktalanmayan bir sessizlik – adaylara yeterli dikkat ve özenin gösterilmediğini hissettiriyor. İnsan kaynaklarının en önemli özelliği olan 'insan faktörü' kayboluyor mu endişesine yol açıyor.

İnsan faktörünü kaybetmeden teknolojinin avantajlarından nasıl yararlanılabilir? Öncelikle nedir bu avantajlar?

Teknoloji sayesinde, insan kaynakları organizasyonunun etkinliği artmakta, şirket markasının imajı güçlenmekte, yeni yeteneklerin şirkete çekilmesi ve şirkette çalışan yüksek performanslı personelin şirkette çalışmaya devam etmesi sağlanmakta, idari işler azalmakta, maliyetler düşmekte. Bir diğer deyişle, insan kaynakları departmanını aşağı çeken, zaman kaybetmesine sebep olan tüm işler otomasyona bağlanmakta. Böylece, departman daha stratejik konulara daha geniş zaman ayırarak şirket yönetiminde etkin rol oynayabilmektedir. 

Tüm mesele teknoloji – insan dengesini kurmak

İnsan kaynaklarında insan faktörünü koruyabilmek için teknoloji ve insan dengesinin kurulması çok önemlidir. Süreç yönetimi ne kadar teknolojik hale gelirse gelsin, İK yönetiminin alanı insanlar arası etkileşim ve yüzyüze temasa dayanır. Hiçbir şirket yönetimi teknolojiye ağırlık vererek sistemlerin insanın önüne geçmesine izin vermemelidir. Böyle bir durumda tehlike, çalışanların kendilerini bir ofis malzemesi gibi şirketin varlıkları gibi hissetmeleridir. Teknolojinin gücü doğru insanı, doğru işe, doğru zamanda almak için gereken bilgileri aynı yerde toplamasındadır. İşin sonunda, doğru kararı alan gene insan kaynakları yöneticileridir. Yani, teknoloji insanla ilgili en doğru kararların alınmasında sadece bir araç olarak kalmalıdır.

Bu hassas denge kurulduğu sürece, teknoloji insan faktörünü daha da geliştiren bir rol oynayabilir. Örneğin, işe alımlarda otomasyon sayesinde başvurular daha hızlı değerlendirilip, adaylar daha hızlı görüşmeye çağrılabilir. Görüşmeler sırasında adaya daha fazla zaman ayırmak ve adayı daha yakından tanımak, şirket ve pozisyonla ilgili detaylı bilgi vermek mümkün olabilir. Adayla ilgili bilgiler teknoloji sayesinde kaydedilebilir, gelecekteki pozisyonlar için de değerlendirilebilir. Böylece, adayla geçirilen zaman şirket için uzun soluklu bir yatırıma dönüşür.

Teknolojiyle İçiçe İK Trendleri

- Web üzerinden İK uygulamalarının SaaS (software as a service) olarak tedarik edilmesi;

- Personel ve özlük işlerinde, performans yönetimi ve e-işe alım alanlarında self-servis uygulamalar;

- İnternet üzerinden eğitimler;

- İK bilgi gizliliği konusunda artan hassasiyet ve geliştirilen önlemler;

- İK outsourcing'e yönelen şirketlerin sayısında artış;

- Kağıtsız bordrolama yönetimine geçiş.

İnsan Kaynaklarında teknolojiyi yoğun biçimde kullanan Datassist İnsan Kaynakları Genel  Müdürü Ayşe Nazmiye Uça'ya İnsan Kaynaklarında teknoloji kullanımındaki gelişim ve trendler hakkında ne düşündüğünü sorduk.

Küreselleşme ve internet teknolojilerinin hayatımızın her alanına girmesi yaşam ve iş yapış biçimlerimizi başdöndürücü bir hızla değişmesini gündeme getirdi.

 Bilgisayar kullanımının yaygınlaşmasından sonra birinci büyük değişiklik, büyük miktarda verilerin saklanabilmesi ve doğru sorgulama ile verilere çok hızlı bir biçimde ulaşılabilmesi oldu. İnternet  teknolojileri ise bu ortama tabandan katılımcıların çok kolay entegre olmasını sağladı. İşe alım bu anlamda teknolojinin en yaygın kullanılabildiği alan olarak günlük hayata girdi.

Bu alanda bundan sonraki adım web 2.0 teknolojilerinin gittikçe yaygınlaşması, her türlü araçtan başvuru ve değerlendirme yapılabilmesinin son derece kolay hale getirmesi olacaktır.

iPhone uygulamaları da gittikçe yaygınlaşacak bu tür uygulamalar büyük şirketlerin tekelinden çıkacak.

İşe alımda sosyal medya kendiliğinden kullanılmaya başlandı, sosyal medya ile entegre olan işe alım ve başvuru biçimleri yaygınlaşacak. Sosyal Medya  yalnızca eğlence ve arkadaşlık alanı olmaktan çıkacak. İş arayan adaylar buradaki adımlarına dikkat etmek zorunda, çünkü artık sosyal medya kendini ifade etme biçimi ve işverenler işe alacakları adayların sosyal ortamlarda neler yaptıklarından yola çıkarak değerlendirme yapabilecekler.

İnsan kaynaklarının diğer fonksiyonlarına gelince, bordro ve özlük işleri, performans değerlendirme, eğitim gibi alanlar daha yavaş gelişen yada geniş kalabalıklara hitap etmediği için daha az bilinen alanlar.  Tüm fonksiyonların bir arada olduğu platformlar büyük organizasyonların bünyesinde gerçekleşiyor ama teknolojinin hızla gelişiyor olması harcanan zaman ve kaynağa değmeyecek durumda.

Bu tür fonksiyonların şirkete özgü platformlar kullanılarak, hızlı değişim gösteren alanların SaaS metodu ile servis olarak tedarik edilmesi en optimum çözüm.

İnsan kaynakları o denli hızla gelişen bir alan ki bu alanda hem teknolojik hem de know-how olarak tek yerden servis almak mümkün gözükmüyor, her bir alan kendi içinde çok ciddi uzmanlık gerektiriyor, bu nedenle eğitim, performans, bordro ve özlük işleri kendi içinde ayrı değerlendirilmesi sadece tüm bu hizmetlerin birbiri ile kolaylıkla entegre olacağı bir alt yapıya sahip olunarak işin sahipliğinin korunması bu alanda bundan sonraki trenddir.

Örneğin zaman yönetimi ve bu alana ilişkin, sektör uzmanlığı gerektiren gittikçe daha komplike yazılımlar ortaya çıkıyor. Bu know-howın şirket içinde tutulması imkansız, bu yazılımın dışarıdan servis olarak alınması ama işin sahipliğinin yine şirket içinde kalması mantıklı.

Bordro ve özlük işlerinde 12 yıldır hizmet vermekte olan Datassist, yalnızca bu alana hizmet vermek üzere kurulmuş ilk şirket. Bu konudaki uzmanlığımızı sadece alanımıza odaklanarak koruyor, dikey bir şekilde genişlemeye gayret ediyoruz. Aynı anda birçok servis vermek yerine tek alanda uzmanlaşarak en son teknolojiyi hizmet olarak sunuyoruz. Bizdeki son gelişmeler ise self servis İK ve saklanması gereken resmi belgelerin kağıtsız mobil imza ile saklanması.

www.datassist.com.tr