Müdürler kurulu karar defteri tutmamanın yaptırımı nedir?

Bilindiği üzere, limited şirket, müdür veya müdürler tarafından yönetilir ve temsil olunur. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'na (TTK) göre, limited şirketin birden fazla müdürünün bulunması durumunda, bunların müdürler kurulunu oluşturduğu kabul edilir ve bu müdürlerden biri, şirketin ortağı olup olmadığına bakılmaksızın, genel kurul tarafından müdürler kurulu başkanı olarak atanır.

İşte, ister tek müdür isterse müdürler kurulu olsun, limited şirket müdürünün veya müdürler kurulunun, şirket yönetimi ile ilgili kararlarını bir deftere kaydetmesi yasal bir zorunluluktur. Türk Ticaret Kanunu’na dayanarak çıkarılan ve ticari defterlerin nasıl tutulacağını düzenleyen Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ “müdürler kurulu karar defteri” olarak adlandırılan bu defterin tutulması konusunda limited şirketlere seçimlik bir hak tanınmıştır. Buna göre, limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabilir. Yani, limited şirketlerde genel kurul kararları ile müdürler kurulu kararları için tek bir ortak defter (genel kurul toplantı ve müzakere defteri) tutulabilir; ancak, dileyen limited şirketler müdürler kurulu kararları için genel kurul toplantı ve müzakere defterinden ayrı bir defter de (müdürler kurulu karar defteri) tutabilirler. Müdürler kurulu karar defterinin ayrı bir şekilde tutulması halinde, açılış ve kapanış onayları dahil olmak üzere anonim şirket yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümleri uygulanır ve müdürün veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar müdürler kurulu karar defterine, şirket genel kurulunda alınan kararlar ise genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilir. Müdürler kurulu karar defteri, ciltli ve sayfa numaraları teselsül edecek şekilde tutulur ve bu deftere müdürün veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar kaydedilir. Müdürler kurulu karar defterindeki kayıtların asgarî olarak karar tarihini, karar sayısını, toplantıda hazır bulunanları, kararın içeriğini ve üyelerin imzalarını içermesi gerekir. 

Peki, müdürler kurulu karar defteri tutulmazsa veya saklanmazsa ne olur? Müdürler kurulu karar defterinin mevcut olmaması veya hiçbir kayıt içermemesi yahut saklanmaması hallerinde, sorumlular 6 bin TL’den 73 bin TL’ye kadar üzere adlî para cezasıyla cezalandırılırlar. Tabi, akla hemen şu soru gelebilir: ayrı bir müdürler kurulu karar defteri yoksa ve genel kurul kararları ile müdürler kurulu kararları için tek bir ortak defter tutuluyorsa, yine de ceza verilir mi? Tabi ki, hayır. Ancak, bu durumda, genel kurul toplantı ve müzakere defterinin var olup olmadığı araştırılır, var ise kayıt içerip içermediği tetkik edilir. Diğer bir anlatımla, ayrı bir müdürler kurulu karar defteri tutulmadığının öne sürülmesi durumunda, müdürlerden, şirketin genel kurul toplantı ve müzakere defterini ibraz etmeleri istenir. Bu defterin ibraz edilmemesi halinde veya ibraz edilmekle birlikte içerisinde herhangi bir kayda yer verilmemesi halinde 562. maddenin altıncı fıkrasında öngörülen adlî para cezası tatbik edilir.

Anılan adlî ve idarî para cezalarına muhatap olmamaları için, limited şirketlere tavsiyemiz ayrı bir müdürler kurulu karar defteri tutmak yerine, genel kurul kararları ile müdürler kurulu kararları için tek bir ortak defter, yani sadece genel kurul toplantı ve müzakere defteri tutmalarıdır. Böylece, defter onaylatma maliyetlerini azaltabilir ve müdürler kurulu karar defterinin açılış ve kapanış onayının yaptırılmaması halinde muhatap olacakları 4 bin TL idari para cezasından da kurtulmuş olurlar. Ancak, mutlak surette ayrı bir müdürler kurulu karar defteri tutulması arzulanıyorsa ya da gerekli görülüyorsa, bu durumda limited şirket müdürlerinin anılan defteri TTK’ya ve Ticarî Defterlere İlişkin Tebliğe uygun şekilde tutma, onaylatma ve saklama hususlarına özen göstermelerini önermekteyiz.