Referansta söylenmeyene dikkat edin!

AYŞE NAZMİYE UÇA

Günümüz iş dünyasında yaptığınız yenilikler anında taklit edilebilir, verdiğiniz hizmetin muadili çok kolay bulunabilir… Neredeyse hiçbir durum kalıcı değil. Ancak iş yapış veya daha net ifadeyle bir hizmeti sunuş aşamasındaki ince detaylar, personel eğitiminizde ve bir hizmet ve ürünün doğru yapılması için gösterilen incelikler, stratejik düşünebilen yöneticiler, mantıklı karar alan çalışanlar rekabet farkları yaratmaktadır.

Doğru çalışanı işe alma konusunda gösterdiğimiz çaba, disiplin ve incelikler organizasyonun geleceğini çizer. Bu anlamda işe alım sırasında mülakatın ve kişilik testlerinin yanı sıra referans kontrolü yapmanın da çeşitli incelikleri var.

Bir firmanın en önemli unsuru İnsan Kaynakları birimi, bu birimin en önemli ve kritik girişimi ise “referans” sorgusudur…

Kimden?

Bunun için öncelikle kimden referans alacağımızı bilmek gerekiyor. Adaya referans göstereceği kişileri sormak, bir çözüm olabilir ancak adayın bu konuda dürüst olup olmadığını bilemeyiz. Referansın kimden alınacağı konusunu mülakat sırasında çözmüş olmamız gereklidir. Özellikle kişinin ürünü ve hizmeti konusundaki mülakat soruları sırasında... Daha önceki performansını sorduğumuz sorularda kimlere rapor verdiği veya bir hizmeti yürütme konusunda detay ve yetenekleri sorgularken bu performansı kimlerle birlikte yürüttüğünü anlamak ve bu sırada belirlemek gerekiyor.

Adayın izni var mı?

Adayın halen çalışıyor olması halinde kesinlikle adayın izni olmadan bir referans görüşmesi yapamazsınız. Böyle bir hareket tahmin bile edemeyeceğimiz yıkımlara yol açabilir. Bu nedenle adayın kişilik hakları ve onuruna zarar verecek davranışlardan kaçınılmasına özellikle dikkat etmeniz gerekir.

Referansın seviyesi nedir?

Referans görüşmelerinde en önemli unsurlardan birisi de, muhatabınızın bilgi düzeyi veya iş kapsamındaki hâkimiyetidir. İşe alımda düşündüğünüz pozisyonun yetkinliklerine dair bilgi düzeyi yeterli olmayan bir referans, sizi yanlış yönlendirebilir. Bilgi düzeyi haricinde etik anlayışı ve şirket kültürlerinizin yakınlığı da dikkat edilmesi gereken hususlar arasında.

Nasıl?

Referans görüşmesi yaparken şöyle sorular soramazsınız:

- Nasıl bir kişidir?

- Nasıl bir çalışandır?

Bu tür sorular ucu açık ve karşı taraf tarafından yönetilebilecek sorulardır. Bu durumda referans aldığınız kişi görüşmeyi yönetir.

Yıllar önce başka bir şirketin yöneticisine referans olarak danıştığım bir çalışan için “Tüm vergi problemlerimi çözdü!” yanıtını almış ve bu yanıttan hareketle de işe alımı gerçekleştirmiştim. Ancak kısa bir süre sonra çalışanın değil vergiye, mali işlerin hiçbir boyutuna hâkim olmadığı ortaya çıkmıştı… Sonradan anladım ki kişinin asıl yeteneği çok iyi içki sohbeti ve bu yolla kurduğu ilişkilerdi. Referans aldığım firma için çok önemli olan bu yetenek, uluslararası iş etiği kurallarıyla yönetilen şirketimiz için hiçbir anlam teşkil etmiyordu.

Birçok işe alım şirketi ve kuruluşun listelenmiş soruları vardır. Siz de kendi iş alanınızda hem referansın düzeyini, hem de işe alım için düşündüğünüz adayın yetkinliğini ölçümlemek için bazı sabit veya birime göre değiştirilebilecek sorular belirleyebilirsiniz. Bu girişim; iş akışınızı pratik bir hâle getirip iş yükünüzü de azaltacaktır üstelik…

Cevaplar kaçamak mı?

Bir Türk insanı olarak, doğrudan söylemek istediğimiz şeyi söylemeyiz. Bir kişi hakkında olumsuz konuşmak istemeyiz. Ekmeğiyle oynamamak güdüsüyle, söyleyebileceğimiz pek çok şeyden feragat eder hatta hasır altı ederiz.

Kısa bir telefon görüşmesinde, referansınızın söylediklerinden çok söylemediklerine de dikkat etmeniz gerekecektir. Konuşmanın sadece aday ekseninde ilerleyeceği öngörülmesine rağmen, muhatabınızın çok aksi, çok negatif veya gereğinden fazla pozitif bir insan olup olmadığını anlamanız için gündelik bir kısa sohbet sonrasında adaya dönük konuşmaya başlamanızın faydası olacaktır.

Soracağınız sorulara verdiği cevaplar, kaçamak olabilir. Sesinin yükselip alçalmasından, ne ölçüde doğru ve net cevaplar verdiği anlaşılabilir. İnsan sarrafı olmak kadar uç bir noktada olmasanız da, bir insanın telefonda sergilediği jestleri göz önünde bulundurmanız; söylenmeyene dikkat etmenizi sağlayacaktır.

Tam ters ihtimalle, karşınızdaki intikamcı bir yaklaşım sergiliyor olabilir. Yıllar önce, bir referans için görüştüğüm başka bir firmanın yöneticisinden aday hakkında hayli sert ve gereğinden fazla negatif yorumlar işitince; bunları aday için değil, referansı aldığım yönetici için değerlendirmek zorunda kalmıştım.

Bunun yanı sıra referans yazılı olarak istendiğinde hızlı dönüş yapılması; işe alım adayınızın sevildiğini ve firmanız için doğru tercih olacağını gösterebilir. Tabii, yazılı referansın klişe veya ‘protokol’ tabir edilecek klasik cümlelerle bezeli olmaması hâlinde bu geçerli olacaktır…
İnsan kaynaklarının bu konudaki en net mottosu ise şu olsa gerek: “Bana referansını söyle, sana kim olduğunu söyleyeyim… Tabii, öğrenebilirsem!”

Cevaplar sorulardan önce gelmez

İşe alımda referans faktörü devreye girdiğinde hazırlıklı olmanız gerektiği mâlum. Bu bağlamda, daha önceden hazırlayacağınız sorulara büyük pay düşüyor.

Bu soruları hazırlarken temaları nasıl belirleyebilirsiniz?

- Personelin, iş alanındaki hâkimiyeti...

- Ofisteki iş arkadaşlarına tutumu / iş bölümüne yatkınlığı...

- İnisiyatif alma özgürlüğü / sorumluluk bilinci... Ve en önemlisi:

- Üretkenliği ve performansı...

Ana temalar belirlendikten sonra, referanstaki ‘ölümcül vuruşunuzu’ yapabileceğiniz nokta atış sorulara geçiş yapabilirsiniz.

Adayın mülakatta örnek olarak verdiği bir satış grafiği artış performansını ele alalım… Satış, bireysel olarak mı gerçekleştirilmiş; yoksa aday bir satış ekibinin parçası mıymış? Öncelikle bu tespit edilmeli, eğer ekip işi söz konusuysa ekibe önderlik edip etmediği, bu grafikteki payının gerçeklik durumu satır aralarından çekilerek öğrenilebilir. En doğrusu da bu olacaktır.
Unutmayın ki cevaplar, hiçbir zaman sorulardan önce gelmez…