“Bülent Bey şu an toplantıda efendim…”

AYŞE NAZMİYE UÇA

Toplantı odaları şirketlerin kutsal sunaklarıdır. Toplantıda olan kişiyi arayamazsınız, ona toplantı boyunca ulaşmanız mümkün değildir.

Peki bu odalar gerçekten addedildiği gibi önemli midir?

Gerçek anlamda çalışmaktan bahsedildiğinde; beyaz yakalılar için bir rapor yazmak, bir araştırma yapmak, beyanname hazırlamak vb. işlerden bahsetmemiz gerekir. Çıktısı bir ürün olan ya da ürün ya da hizmet üretmek üzere başkasına teslim edilen bir işi yapmak gerçek anlamda iştir.

Bu anlamda toplantı gerçekten iş midir?

Yoksa gazete okumak, internette gezinmek gibi işe yakın bazı etkileri olan bir yan faaliyet midir?

Gerçek anlamda işi yapmak için bize gereken enerjiyi, başlama azmini bulamadığımız ya da karar vermeyi geciktirmek için bulduğumuz uza tma-geçiştirme taktikleri midir? Toplantıya şu metaforla bakmak toplantılara bakış açınızı değiştirebilir. Uzun bir yolculuktasınız, yolculuk boyunca yapmanız gereken şeyler, dikkat etmeniz gereken bir yol var. Zaman zaman bir yerde durup, dinlenip haritaya baktığınız bir zamandır toplantı. Bu zamanın uzaması ve oyalanmanız, sizi yolunuzdan alıkoyacaktır.

Toplantı fiili eylem olarak beyaz yakalıların ya da yönetici sınıfının yaptığı, çalışmaktan çok karar vermeye yönelik, bir anlamda statü belirten bir eylemdir. Toplantı yapıyor olmanın bizleri bir üst konuma yükseltiyor olması, sıklıkla toplantı eyleminin arkasına sığınmayı gerektirir; ki bu araç çok uzunca bir süredir çeşitli bahane ve ulaşılamamak için kullanılan bir kalkana dönüşmüştür.

Eşinden gizli bazı işler çeviren çalışan koca ulaşılamaz olmasını bu şekilde açıklar:

“Toplantıda idim şekerim.”

Bizler iş saati içinde, iş dışı yaptığımız faaliyeti yürütürken, örneğin mesai saatinde bir şekilde alışveriş için çıkmış ve kalabalık ortamda telefonu açamıyorsak, sakin bir mekân bulduktan sonra; “Pardon biraz önce toplantıda idim, telefonu açamadım”’ ı yapıştırırız. 

Bizlerin kötüye kullanımları nedeniyle toplantı kelimesinin imajı bozulmuş, içi boşaltılmıştır.

İşte bu nedenle iş dünyası, imajı bozulmamış yeni kelimelerle bu toplantının bildiğimiz toplantılardan farklı olduğunu anlatmaya çalışırlar. Yuvarlak masa toplantısı, arama toplantısı vb. Bir de sık sık, gerekli gereksiz beyin fırtınası yapılan durumlar var ki beyin olmadığından sadece gönüllerde fırtına yaratmaya yarıyor.

Toplantıda geçen zamanların büyük bir kısmı boşa geçirilen zamanlar olabiliyor. Uzun ve katılım zorunluluğu olan bürokratik ve hiyerarşinin çok yoğun olduğu şirketlerdeki toplantıların verimli olduğundan bahsetmemiz mümkün değil. Toplantıda ne konuşacağına dikkat etmek, kendisine sıra gelmesini beklemek, bir yandan toplantıda makul mantıklı konuşup diğer yandan kimsenin ayağına basmamak gibi kuralları uygularken toplantının verimli geçmesini beklemek imkânsızlaşır.

Geçenlerde ağır hiyerarşik bir şirkette çalışan arkadaşım, tüm şirketin katıldığı hafta sonu toplantılarından dert yanıyordu. Bir hafta sonunu şirketin hiç de yaratıcı olmayan yönetimi ile toplantıda geçirmek, şirketin yıllık faaliyet raporları, uzun ve ağır konuşmalar, ardından başarılı personele plaket töreni olduğunu anlattı. “Neden tüm hafta sonunuzu aldılar, etkili bir sunum oldu mu, toplantı sonucu ne oldu?” diye sorduğumda toplantının kendisine iyi geldiğini, bu şirkette kesinlikle çalışmayacağı kararını o toplantıda verdiğini söyledi.

Dünyanın en yaratıcı ve dinamik CEO’larının toplantı konusunda ünlü kuralları var. Amazon CEO’su Jeff Bezos toplantıya katılan kişilerin sayısını optimumda tutmak için iki pizza kuralını koymuş. Katılan kişi sayısı iki pizza ile doymayacak sayıda ise toplantıda fazla kişi olduğunu söylüyor.

Elon Musk’ın çok yakınlarda çalışanlarına yolladığı e-mail'de toplantı için şu notları var:

- Aşırı sayıda toplantı yapılması büyük şirketlerin gittikçe kötüleşen vebasıdır.
- Toplantıda bulunan herkes için faydalı olduğundan emin değilseniz büyük toplantıları terkedin, faydalı ise kısa kesin.
- Sık yapılan toplantılardan kaçının, ancak acil durumlarda sık toplantı yapın, acil durum çözülünce sıklığı azaltın.
- Eğer toplantıya katkıda bulunmadığınızı hissediyorsanız toplantıdan çıkın.
- Başkalarının anlamama ihtimâline karşı jargon kullanmayın. Açıklama gerektiren durumlar iletişimi engeller.
- Hiyerarşi gözetmeden doğrudan iletişim kurun, eğer bir yönetici hiyerarşi zincirine göre iletişim kurulmasını istiyorsa uzun süre burada çalışamayacaktır.
- Kurallara değil sağduyunuza güvenin. Eğer bir şirket kuralını uygulamak Dilbert karikatüründe bulabileceğimiz absürd bir durum yaratıyorsa kural değişmelidir.

Toplantılarınızı nasıl daha verimli hâle getirirsiniz?

Toplantıların verimli olması için oldukça bariz görünen ama genelde uygulanmayan bazı basit kurallar var. Şöyle ki:

- Toplantıyı amacını içeren bir şekilde isimlendirin. Bu bir bilgilendirme toplantısı mı? Acil durum toplantısı mı? Çözüm aradığımız bir toplantı mı? Ekip motivasyonunu güçlendiren bir toplantı mı? Takip toplantısı mı?

- Toplantının başlangıç ve bitiş zamanını belirleyin ve bu zamana kesinlikle uyun, konunun önceden bitmiş olması halinde toplantıyı bitirin.

- Toplantının gündemini önceden belirleyin ve makul bir biçimde gruplandırarak katılımcılara önceden gönderin. Böylece kişilere konular hakkında düşünme, inceleme fırsatı vermiş ve belki de katılması gereksiz kişinin döngüden çıkmasını, gerekli olan kişinin eklenmesini sağlayabilirsiniz.

- Bazı şirketlerde yazılı olmayan bir öneri kabul edilmiyor, bu da kişinin önceden konu üzerinde düşünmesini, sorun ile birlikte çözüm önerisi sunmasını sağlayabilir.

- Toplantının notunu şirketinize uygun bir yöntemle tutun ve katılımcılara, konular, çözümler, çözüm için atanan kişiler ve takip için yöntemi belirleyerek gönderin.

- Şirket içinde günlük toplantı yapılıyorsa toplantının ayakta yapılması en iyi çözümdür. 15 dakika ile sınırlı olmasını sağladığınız bir toplantının uzaması halinde acil bir konusu olmayanların toplantıyı terk edebileceği bir kültür geliştirin.