Kriz, her organizasyonun başına gelebilir. Önemli olan, bu krizi akıllıca yönetmektir. Bu hafta da kriz yönetimi konusunu yazmaya devam edeceğim.
Kriz yönetiminde üç aşamadan söz edebiliriz. Birincisi, krizin önlenebilmesidir. Gerçekten de krizle uğraşmanın en sağlam yolu, onun çıkmasını önlemektir. Bazı krizleri önlemek organizasyonun elindedir. Felaket senaryoları yaratarak işletmenin başına gelebilecek belaları düşünmek, riskleri analiz etmek ve bunları önlemek için gereken tedbirleri almak krizi önlemekte etkili adımlardır. Bu konuya geçen haftaki yazımda değinmiştim. Kriz yönetiminde ikinci aşama, hazırlık planını yapmaktır. Bu aşamada üç ana faaliyetten söz edebiliriz. Bu ana faaliyetler: Kriz yönetimi takımı kurulması, kriz yönetim planının yapılması ve etkin bir iletişim sisteminin kurulmasıdır.
Kriz yönetimi takımı kurulması
Kriz çıktığında bunu yönetmek gerekir. Amaç, krizi minimum zararla atlatmaktır. Bunu gerçekleştirmek için yapılması gereken işler vardır. İşte bu işleri yapacak kişiler seçilerek "kriz yönetimi takımı" kurulur. Kriz yönetimi takımı üyeleri seçilirken nelere dikkat etmelidir? "Ateş, düştüğü yeri yakar" sözünden hareketle, öncelikle, krizin doğrudan dokunacağı birimlerin üyeleri takıma alınmalıdır. Örneğin, mamul deposunda olası bir yangının doğuracağı kriz söz konusu ise, öncelikle bu deponun yöneticisi ve bu birimden seçilmiş çalışanlar takımda olmalıdır. Öte yandan, mamul
deposundaki bir yangın, bazı siparişleri kısmen ya da tamamen etkileyecektir. Bu nedenle, satış ve pazarlama bölümünden de takıma eklemeler olmalıdır. Ayrıca depo yönetimi dışından gözlerin ekipte yer alması krizin çözümünde olumlu katkı sağlayacaktır.
Kriz yönetim takımına seçilecek kişilerin kendilerinin kriz çıkaracak potansiyelde olmaması gerekir. Kriz yönetiminde "telaşe memurları"na yer yoktur. Kriz, sinirleri geren bir ortam yaratır. Krizi yöneten kişiler, çelik gibi sinirlere sahip olmalıdır. "Dünya yansa, bir karış yerleri yanmayacak" biçimde soğukkanlılık gerekir.
Kriz, bir yangın söndürme işlemidir. Her saniyenin önemi vardır. Bu nedenle, kriz yönetimi takımında yer alanların sağduyu sahibi ve inisiyatif alabilen kişiler olması gerekir.
Kriz yönetimi planının yapılması
Kriz, normal gidişatı kesintiye uğratır. Bir an önce arabanın kırılan tekerini tamir etmek ve yola koyulmak gerekir. Arabanın durmasından doğan zararların minimum olması için yapılması gereken işler vardır. İşte planlama, hangi işlerin, kim tarafından ve nasıl yapılması gerektiğinin ortaya konmasıdır. Burada en hayati değere sahip adım, önce hangi işlerin yapılması gerektiğini düşünebilmektir. Krizi yönetmek, rutin bir iş değildir. Bu nedenle, kriz yönetimi takımının olaya geniş açı ile bakması gerekir. Bütün olasılıklar düşünülmelidir.
Yukarıda sözünü ettiğimiz, takım oyuncularının seçiminde dikkat edilmesi gereken niteliklere kapsamlı düşünebilme yetisini de koyabiliriz. Yapılacak işler belirlendikten sonra, bunların kimler tarafından ve nasıl yapılması gerektiği kapsamlı bir biçimde ele alınarak yazılı hale getirilmesi gerekir. Takımda yer alan kişilerin sorumlulukları ana hatları ile belirlenmelidir.
Etkili bir iletişim sistemi kurulması
Kriz yönetiminde enformasyon hayati bir değer taşır. Kriz yönetim takımı üyeleri arasında ve takım dışındaki paydaşlara bilgi akışının kesintisiz sağlanması gerekir. Bunun için sağlıklı bir iletişim sistemi kurulmalıdır. Bilginin nerede toplanacağı ve özellikle paydaşlara kim tarafından bilgi aktarılacağı iyice belirlenmelidir.
Sonuç
İş dünyası, durgun bir deniz değildir. Her an fırtınaların kopacağı bir okyanustur. Sakin ve güneşli havaya aldanıp tedbir almadan denize açılmak size pahalıya mal olabilir. Fırtınalara karşı hazırlık yapılırsa varılmak istenen limana salimen varılır.
İşletmenizin karşılaşacağı tehlikeleri ve krizleri biliyor musunuz? Akşam yatmadan düşününüz. Uykunuz kaçsın ki, sabah kriz hazırlık planı yapmak işiniz olsun.