Vergi Usul Yasası’nın defter ve vesikaları muhafaza başlıklı 253. maddesine göre, “Vergi Usul Yasası hükümlerine göre defter tutmak mecburiyetinde olanlar, tuttukları defterlerle Vergi Usul Yasasının 227. maddesinden sonra başlayan kısımda belirtilen düzenledikleri vesikaları, ilgili bulundukları yılı takibeden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar.”
Defter tutmak mecburiyetinde olmayanlar ile ilgili muhafaza ödevi ise Vergi Usul Yasasının 254. maddesinde şu şekilde belirlenmiştir. “Vergi Usul Yasasına göre defter tutmak mecburiyetinde olmayanlar, 232, 234 ve 235’inci maddeler mucibince almaya mecbur oldukları fatura ve gider pusulası ve müstahsil makbuzlarını tarih sırası ile tanzim tarihlerini takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar”
Vergi Usul Yasasının 256. maddesi ise Defter ve Belgelerle diğer kayıtların ibraz mecburiyetine açıklık getirmiştir. Buna göre, “Defter ve belgelerini muhafaza etmek zorunluluğunda bulunanlar, muhafaza etmek zorunda oldukları her türlü defter, belge ve karneler ile vermek zorunda bulundukları bilgilere ilişkin mikro fiş, mikro film, manyetik teyp, disket ve benzeri ortamlardaki kayıtlarını ve bu kayıtları erişim veya kayıtları okunabilir hale getirmek için gerekli tüm bilgi ve şifreleri muhafaza süresi içerisinde yetkili makam ve memurların talebi üzerine ibraz ve inceleme için arz etmek zorundadırlar. Bu zorunluluk Maliye Bakanlığınca belirlenecek usule uygun olarak tasdike konu hesap ve işlemlerin doğrulanması için gerekli kayıt ve belgelerle sınırlı olmak üzere, bu hesap ve işlemlere doğrudan ya da silsile yoluyla taraf olanlara, defter ve belgelerin tetkiki amacıyla yeminli malî müşavirler tarafından yapılan talepler için de geçerlidir.”
Yukarıda sözü edilen Vergi Usul Yasasındaki hükümlere göre mükellefler muhafaza etmek zorunda bulundukları defter ve belgelerini talep edilmesi halinde yetkili kişilere ibraz etmek mecburiyetinde bulunmaktadırlar.
Mükelleflere defter ve belgelerini ibraz için Vergi Usul Yasasının 14. Maddesindeki “Kanunda açıkça yazılı olmayan hallerde 14 günden aşağı olmamak şartıyla” hükmüne göre en az onbeş günlük süre verilir.
Mükellefin defter ve belgelerini ibraz etmek durumunu engelleyen mücbir bir sebebin varlığı halinde, Vergi Usul Yasasının 14. maddesi hükümlerine göre “mücbir sebep hali ortadan kalkıncaya kadar süreler işlemez”
Mücbir sebepler Vergi Usul Yasasının 13. Maddesinde şu şekilde açıklanmıştır.
“Mücbir sebepler
1.Vergi ödevlerinden herhangi birinin yerine getirilmesine engel olacak derecede ağır kaza, ağır hastalık ve tutukluluk;
2.Vergi ödevlerinin yerine getirilmesine engel olacak, yangın, yer sarsıntısı ve su basması gibi afetler
3.Kişinin iradesi dışında vukua gelen mecburi gaybubetler;
4.Sahibinin iradesi dışındaki sebepler dolayısıyla defter ve vesikalarının elden çıkmış bulunması, gibi hallerdir.”
Ayrıca,
Vergi Usul Yasasının ölüm halinde sürenin uzaması başlıklı 16. maddesindeki “Ölüm dolayısıyla mirasçılara geçen ödevlerin yerine getirilmesinde, bildirme ve beyanname verme sürelerine üç ay eklenir” hükümlere göre ölüm halinde mükelleflerin defter ve belgelerini ibraz süresine üç ay eklenmektedir.
Bunların yanında,
Vergi Usul Yasasının mühlet verme başlıklı 17. maddesine göre, “Zor durumda bulunmaları hasebiyle vergi muamelelerine müteallik ödevleri süresi içinde yerine getiremeyecek olanlara, kanuni sürenin bir katını geçmemek üzere Maliye Bakanlığınca münasip bir mühlet verilir.
Bu mühletin verilebilmesi için;
1. Mühlet isteyen, sürenin bitmesinde evvel yazı ile istemde bulunmalıdır.
2. İstemde gösterilen mazeret, mühlet verecek makam tarafından kabule layık görülmelidir.
3. Mühletin verilmesi halinde verginin alınması tehlikeye girmemelidir”.
Mükellefler yukarıda gösterilen şartlar çerçevesinde Vergi Usul Yasasında belirtilen tutmak zorunda oldukları defterlerini ve gene aynı yasaya göre muhafaza etmek zorunluluğunda bulundukları belgelerini inceleme elemanlarına ibraz zorunda bulunmaktadırlar.
Zayi Belgesi Alınması
Vergi Usul Yasası hükümlerine göre tutulması ve muhafaza edilmesi zorunlu bulunan defter ve belgelerin zayi olması (kaybolması) durumunda, mükellefler bu defter ve belgelerini yetkililere ibraz edemeyeceklerdir. Bu durumda herhangi bir cezaî durumla veya yaptırımla karşılaşmamaları için mükelleflerin Türk Ticaret Kanununun belgelerin saklanması, saklanma süresi başlıklı 82. maddesinin 7. fıkrasındaki hükümler çerçevesinde ilgili mahkemeye müracaat ederek, defter ve belgelerinin kaybı ile ilgili bir belge almaları gerekmektedir. Bu hükümler Eski Türk Ticaret Kanununun 68. Maddesinin son fıkrasında bulunmakta idi.
Türk Ticaret Yasasının 82. maddesinin 7. fıkrası,
“Bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu defterler ve belgeler; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde zıyaa uğrarsa tacir zıyaı öğrendiği tarihten itibaren onbeş gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden kendisine bir belge verilmesini isteyebilir. Bu dava hasımsız açılır. Mahkeme gerekli gördüğü delillerin toplanmasını da emredebilir.”
hükmünü taşımaktadır.
Türk Ticaret Yasasının yukarıya çıkarılan 82. maddesinin 7. fıkrasına göre vergi mükellefleri saklamak zorunda oldukları defter ve belgelerini yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet sebebiyle kaybettikleri takdirde, ticari işletmelerinin bulunduğu yerin yetkili mahkemesinden zayi belgesi talebinde bulunmaları gerekmektedir.
Zayi belgesinin alınmaması halinde vergi mükellefleri kaybettikleri defter ve belgelerini yetkili makamlara ibraz edememe durumu ile karşılaşacaklar ve sonuçta yasalar karşısında ibrazdan kaçınmış duruma düşeceklerdir.
İbraz Zorunluluğunun Yerine Getirilmemesi
Mükellefler Vergi Usul Yasasına göre tutmak ve muhafaza etmek zorunluluğunda bulundukları defter ve belgelerini talep edilmesine karşın kendilerine verilen süre içinde denetim için ibraz etmemeleri halinde karşılaşacakları durumlar Vergi Usul Yasası ile sair mevzuatta belirtilmiştir.