Bir eğitimde idim. Performans yönetimi konusunu konuşuyordum. Söz, "kritik olaylar" konusuna gelmişti. "Diyelim ki, yöneticisiniz; çalışanınızla performans değerlendirme görüşmesi yapıyorsunuz;geçen dönemin performansıyla ilgili geri-bildirimde bulunuyorsunuz. Geçen dönemin her olayını hatırlayamazsınız. Kişi unutur.Bu nedenle yönetici "Kaptanın seyir defteri" gibi bir not defteri tutmalıdır. Yıl içinde yaşanan kriitik olayları not etmelidir. Bu notları formans değerlendirme görüşmesinde kullanmalıdır".
Baktım bir katılımcı yüzünü ekşiterek söze girdi. "Bu defter tutma konusu çok sinir bozucu bir şey. Bizim yönetici bir defter tutuyor..Toplantılarda elindeki defteri gösteriyor. "Ben unutursam defter unutmaz. Her yaptığınız şey bu kara kaplı deftere giriyor"diyor. Bu, çok rahatsız edici bir durum" Gerçekten de bir yönetici performans değerlendirme olayına böyle bakıyorsa, kara kaplı defter ruhu karartır.
Kritik olay nedir?
Önce kritik olay konusunu biraz açalım. Bir çalışan görev alanı içinde tanımlanmış olan işleri yapar. Ancak dönem içinde bazı olağan dışı durumlar yaşanabilir. Kişinin bu olağan dışı durumlarda gösterdiği davranış biçimi performans değerlendirmesinde bir gösterge olarak kullanılabilir; kişi hakkında yargı oluştururken yöneticiye yön verebilir. İşte çalışanın davranışının olumlu veya olumsuz olarak değerlendirilebileceği bu köşetaşı olaylara "kritik olay" denir. Örneğin, bir kriz anında çalışanın gösterdiği basiretli davranış bir kritik olay olarak kaydedilebilir. Öte yandan, çalışanın yanlış bir davranışından dolayı bir önemli müşteri hesabını kaybetmek de kritik bir olay olarak kaydedilecektir.
Geri-bildirim görüşmesi ve kritik olaylar
Performans değerlendirme sistemlerinin olduğu işletmelerde yönetici ona doğrudan bağlı elemanları ile yılda bir veya iki kez performans değerlendirme görüşmesi yapar. Geçen dönemin performansı masa üstüne konur. Hedeflere varılıp varılmadığı görüşülür. Bu görüşmede yönetici , çalışanın güçlü ve geliştirmeye ihtiyaç duyulan yanlarını da belirtir. Ancak bunları yaparken görüşlerini somut delillerle desteklemesi gerekir. İşte kayıt altına alınan kritik olaylar burada devreye girer. İltifat ederken bile genel ifadeler kullanmak kişide fazla etki uyandırmaz. Ama geçmişte yaşanan kritik olayı anımsatarak olumlu geri-bildirimde bulunmak kişiyi daha mutlu edecektir. Hele hele kişinin gelişmesi gereken yetkinlikler gündeme getirildiğinde çalışan doğal olarak savunmaya geçebilecektir. Halbuki krıtik olaylar hatırlatıldığında geri-bildirim somut verilere dayandırılmış olduğundan bu olasılık minimuma indirgenir.
Kara kaplı defterdeki yanlışlık nerede?
Demek ki, yöneticinin kaptanın seyir defteri gibi bir defter tutarak olumlu ve olumsuz kritik olayları kayıt altına alması, veri toplaması ve bunu performans değerlendirmede kullanması önemlidir. Ama yanlış olan, bunun bir tehdit aracına döndürülmesi veya böyle algılanmasıdır.. Performans değerlendirme, performans yönetimi sürecinin bir aşamasıdır. Yönetici, yanında çalışanların performansını yönetir; kuruluşun amacına hizmet edecek üstün bir performans çıkarmalarını sağlar. Çalışanların performansını ve yetkinliklerini gözler, değerlendirir. Performansta hedeften şaşmalar varsa gerekli uyarıları yapar, gereken tedbirlerin alınmasını sağlar. Yetkinlikte eksikler varsa onu geliştirmek için planlar yapar. Bütün amaç daha yetkin bir işgücü ile daha iyi performans çıkamaktır.
Performans yönetiminde amaç, performansı geliştirmektir. Performansta da iki önemli bileşen vardır. Yetkinlik ve motivasyon. İşte "kara kaplı defter" anlayışı motivasyon bileşenine zarar verir. Eğer çalışan motivasyonunu kaybederse yetkinliğini de geliştiremez. Çalışan, kara kaplı defteri Demokles'în kılıcı gibi görürse bu bir tehdit unsurudur. Korkutma ve tehdit ile kişiler iş yapmaz. Zorla güzellik olmaz.
Sonuç
Yönetici, çalışanın performansını gözlemeli, izlemeli ve gereken kayıtları tutmalıdır. Kayıt tutmak değerlendirmede bir araçtır. Ama yönetici performans yönetimininin ana amacını gözden ırak tutmamalıdır. Amaç, performansı geliştirmektir. Kontrol ve gözdağı vererek performansı geliştirmek mümkün olsaydı yöneticilik çok kolay bir iş olurdu. Ama yöneticilikte çalışanı motive etmek, seve seve çalışmasını, değirmene potansiyelindeki tüm suyu getirmesini sağlamak başka bir sanattır. Yöneticinin tuttuğu, çalışanlarla ilgili kritik olayları kayıt ettiği bir defteri olacaktır. Ama bu kara kaplı bir defter olmamalıdır. Eğer defteri ille bir renkle anacaksak, kara yerine beyaz ya da pembe daha iyi bir seçim olurdu.