Referansa ne kadar güvenebilirsiniz?
Referans kontrolü genellikle göz ardı edilen ancak işe alımda oldukça hayati önem taşıyan bir süreç.
İşe alım sürecinde adaylarla ilgili son sözü söyleyen en önemli adım referans kontrolüdür. Çoğu firma birebir mülakatın adayla ilgili net bir izlenim oluşturmakta yeterli olduğunu düşünerek referans kontrolüne gerek duymaz, adaya görüşmelerin sonunda iş teklifinde bulunmayı tercih ederler. Kimi zaman bunun sebebi yöneticilerin adayı çok beğenerek heyecana kapılmaları ve adayın hemen haftabaşında işbaşı yapmasını istemeleridir.
Mutlaka işe alım sürecinde adayla yapılan mülakatlar adayın karakteri, duruşu, bilgi ve deneyim birikimi konusunda fikir sahibi olmanızı sağlayacaktır ancak mülakat adayın işinin başında ne kadar verimli olduğunu net bir şekilde görmemizi yüzde yüz sağlamaz. Adayın iletişim becerisi çok güçlü olabilir, bu beceri adayın gerçekte nasıl iş yaptığını görmemizi zorlaştırabilir. Dolayısıyla, geçmiş işlerinde nasıl bir performans gösterdiğini, zayıf ve güçlü yönlerini, çalışma alışkanlıklarını geçmiş yöneticilerinden duymak adayla ilgili son kararınızı vermede etkili olacaktır.
Referans nedir?
Referans, latince kökenli referre'den gelir ve en basit anlamıyla çıkış noktası veya bilgi kaynağı demektir. İnsan kaynaklarındaki kullanımı ise daha çok tavsiye anlamına gelir. Referans tayin edilen kişi, adayın nasıl biri olduğuna şahitlik eder. Referans, 'Yaptıkların yapacaklarının teminatıdır' sözünden yola çıkar. Bir adayın geçmişte gösterdiği başarılar gelecekte göstereceği yeni başarılara zemin hazırlamaktadır. Bir kişi içinde bulunduğu görevleri hakkını vererek yapıyorsa, hep daha iyiye ulaşmak için yeni hedeflere koşuyorsa, bu kişi bundan sonraki görevlerinde de benzer iş yapış biçimine sahip olacaktır. Bir diğer deyişle, kişinin iş başındaki aynası referansıdır...
Kimler referans olarak verilmeli?
Geçmiş işyerlerinizde beraber çalıştığınız herkes referans olarak gösterilebilir. Bir şirketin genel müdürü veya yönetim kurulu başkanı da, orta kademe müdürü de veya aynı seviyede çalışan iş arkadaşı da referans olabilir. Ancak, şu unutulmamalıdır; işe alım yapan şirket sizi daha yakından tanımak, nasıl bir çalışan olacağınızı geçmiş deneyimlerinizin ve kişiliğinizin bu yeni pozisyona ve şirkete nasıl uyum sağlayacağını belirlemek için referans kontrolü yapar. Yani, sizi iyi tanıyan, sizin doğrudan rapor ettiğiniz kişi referanslarınızın arasında bulunmalıdır. Örneğin, referanslarınız arasında sadece üst düzey yöneticiler var. Ancak, bu kişilerle beraber herhangi bir projede çalışmadınız. Dolayısıyla, kişinin sizinle ilgili görüşleri çalışmalarınızla ilgili kulaktan dolma kısmi bir değerlendirme oluşturacaktır. Sizi zaman zaman koridorda görüp selam vermenizden veya yemek çıkışında sigara molasındaki sohbetinizden hatırladığı kadar bilgi verebilecektir.
Oysa, asıl referans olarak vermeniz gereken kişi direkt amirinizdir. Genel performansınızdan, takım çalışmasında ve liderlik alanında başarılarınızdan, belli görevleri deadline'larında tamamlanızdan tam anlamıyla haberdar olan kişi sizin bağlı olduğunuz kişidir. Aynı seviyede beraber çalıştığınız iş arkadaşlarınızı da referans olarak gösterebilirsiniz ancak iş arkadaşınız yaptığınız işin sonuçlarına tam hakim değildir. Artı, yakın arkadaşınız olabileceklerinden iş arkadaşlarının referanslarının objektifliği tartışılabilir. Sonuçta, vereceğiniz hiçbir referans doğrudan rapor ettiğiniz amirle aynı ağırlıkta olmayacaktır.
Referans Kontrolünde Yapılması Gerekenler
• Referans kontrolü işe alım tarafından adaya bildirilmelidir
Referans kontrolünün yapılacağı mülakatlarda dile getirilmelidir. Geçmiş iş yerlerinizden kendisine rapor ettiğiniz amirlerinizden 2 veya 3 isim verebilir misiniz? Bu kişilerle temas kurmamızda bir mahsur var mı? gibi sorularla adaya eski işyerlerinizle temasa geçileceği bilgisi verilmelidir. Aday, eğer halen bir işyerinde çalışmaya devam ediyorsa, şuanki işyerinde iş aradığının bilinmesini istemeyebilir. İşe alım ekibinin bu konuda özen göstermesi ve işe alım sürecindeki gizliliği koruması şarttır. Ancak, eğer aday geçmiş iş yerlerinden amirlerinin kontakt bilgilerini vermekten kaçınıyorsa, açığa çıkmasını istemediği şeyler olduğunun bir göstergesidir. Böyle durumların ortaya çıkması bazen ancak referans kontrolü aşamasında ortaya çıkar. İşe alım tamamlanmadan adayın verdiği bilgilerin doğrulanması gelecekte meydana gelecek problemlerin engellenmesi için önemlidir. Sırf bu nedenle bile referans kontrolüne gerekli zaman ve özen gösterilmesi gereklidir.
• Bir aday için birden fazla referans ile konuşulmalıdır.
Birden fazla referans ile görüşmek çok önemlidir. Birden fazlanın altını çizmek gerekir çünkü referansların da farklı kişilikler olduğu unutulmamalıdır. Örneğin, bir adayın geçmiş amirlerinden biriyle kişisel problemleri olmuş olabilir, bu durum ilişkileri germiş ve referansın adayla ilgili olumsuz ifadeler kullanmasına sebep olabilir. Bu tür durumların amire özel kişisel konular mı yoksa adayla ilgili genel bir davranış biçimi mi olduğunu saptamak için en az bir referanstan daha bilgi almak gereklidir.
İşe alımcı için, referans bir aday gibi görülmelidir. Telefonla alınan referansta adaya görüşme esnasında sorulan spesifik sorular referansa da sorulmalı, cevaplar takip sorularıyla netleştirilmelidir. Burada amaç adayla ilgili net cevaplar almak ve bu görüşlerin ardından işe alım kararını vermektir.
• Referans alırken hangi pozisyon için adayla görüşüldüğü açıklanmalıdır.
Referans kontrolü yaparken işe alım uzmanının referans veren kişiye adayın hangi pozisyon için değerlendirildiğini söylemesinde büyük fayda vardır. Örneğin, kişi çok iyi bir satış uzmanı olabilir, müşterilerle arası çok iyidir, pazarlık yapma ve ikna etme yeteneği çok güçlü olabilir. Ancak, eğer kişiyle satış müdürlüğü pozisyonu için görüşülüyorsa, bu iyi satıcı özelliklerinin yanında yönetim ve liderlik vasıflarına dikkat edilmesi gerekmektedir. Referansa, pozisyon belirtildiği takdirde, adayın bu pozisyonda başarı sağlayıp sağlamayacağına dair ipuçları edinmek daha kolay olacaktır.
Referans İşe Alımın Olmazsa Olmazı
İşe alım firması Performia'nın Genel Müdürü Yasemin Şener'e göre doğru referans almak işe alım sürecinin olmazsa olmazı. Performia'da referans kontrolünü iki türlü yapıyorlar: 1. Telefonla; 2. Emaille. Telefonla yapılan referans kontrollerini Yasemin Hanım küçük mülakatlar olarak tanımlıyor: 'Kendimizi tanıtıp, adayımızın referans kontrolü için birkaç dakikanızı alabilir miyim?' sorusuna referansın verdiği tepkiyle başlayan telefon görüşmesi 'yakın gelecekte kendi bünyenizde adaya uygun bir pozisyon olsa, kendisini yeniden işe alır mıydınız?' sorusuyla tamamlanıyor. Referansın verdiği cevaplar ne kadar net olursa, adaydan o kadar emin oluyoruz. Email ile referansta bile referansın adayla ilgili geri dönüş hızı birçok şeye cevap veriyor. Yasemin Hanım, şöyle bir soru yöneltiyor:'Düşünün ki sizin için iyi işler çıkarmış, geçmişte beraber çalışmaktan memnun olduğunuz bir çalışanınıza gelecekteki görevlerinde yardımcı olmak istemez misiniz? Çoğumuz iyi performans gösteren bir arkadaşımız için ne kadar yoğun olsak bir referans formu doldurmak için 15-20 dakikamızı ayırırız.'
Data Expert'in Genel Müdürü Yasin Altunkaya'ya göre, referans kontrolü genellikle göz ardı edilen ancak işe alımda oldukça hayati önem taşıyan bir süreç. Özellikle üst düzey yönetici işe alımlarında en az 3, gerekli olduğu noktalarda 8 referansa kadar iletişime geçtikleri durumlar oluyor. Herbir referans araştırmaları en az 20 sorudan oluşmakta ve adayın kişiliğini, şirkete katma değerini ölçümlemeye yönelik soruları kapsamakta. Referans araştırmaların bir kısmı gizli yürütülebiliyor. Yasin bey, referans kontrolünde adayın direkt yöneticisine ulaşılmasının önemini vurguluyor. Bu sayede, adayın kazandığı başarıları bir yönetici gözünden dinlemek ve geçmiş performansını ölçümlemek mümkün hale geliyor. Bu kişiler, birincil referansları oluşturuyor. Kişiyle ilgili farklı bakış açılarına sahip olabilmek içinse, ikincil referanslar oldukça yararlı oluyor.
İkincil referanslar arasında;
o Adayın eşdeğer hiyerarşi seviyesinde bulunan ve birlikte hareket ettiği diğer yöneticiler
o Direkt yöneticiliğini yaptığı ekibinde bulunan kişiler
o Dış ilişkide bulunduğu kişiler (Eğer satış pozisyonu ise önemli müşterileri, eğer tedarik zinciri ise ürün veya hizmet alımı yaptığı tedarikçileri)
saymamız mümkün.
Yasin bey, referans sürecinin önemini 'Referansı pozitif olmayan bir kişinin bizim sürecimizi başarıyla tamamlayıp, pozisyonu alabilmesi neredeyse imkansız' sözleriyle özetliyor.
Referanslar yol gösterir
Piyasada iyi referanslar enflasyonu olduğu söyleniyor. Kendinizi referans veren kişinin yerine koyun. Geçmişte problemler yaşadığınız bir kişi de olsa, artık sizin yanınızda çalışmadığına göre, sizin için sorun kalmamıştır. Bu insanın ekmeğiyle oynamak ve kötü referans vermek istemezsiniz. Burada dikkat edilmesi gereken kötü referans vermeseniz de, çok iyi bir referans vermeyeceğinizdir. İşe alım uzmanının size yönelttiği sorularda tereddüt gösterirsiniz. Örneğin, bir satış pozisyonu için değerlendirilen kişi, eğer sizin şirketinizde vasat satış sonuçları elde ettiyse, yöneticisinin en iyi adamlarımdan biriydi demesi zordur. Referansı, 'tam olarak hatırlamıyorum, ortalamanın üzerindeydi' gibi spesifik olmayan cevaplar vermeyi tercih eder. Burada telefondaki ses tonundan, tereddütlerinden adaya ne kadar güvendiğini saptamanız mümkün olur. Referansın tereddütlü veya net olmayan cevaplarına daha detay gerektiren sorular sorarak adayın işinde nasıl olduğuna dair önemli bilgiler edinebilirsiniz. İşe alımının birçok evresinde olduğu gibi, referans kontrolünde de iletişim yeteneği adayları daha yakından tanımanızı sağlayacaktır.
