Kurumsal hediye adabı
Kurumsal hediye politikalarını anlamak ve uygulamak için öncelikle neden hediye verdiğimizi düşünmek gerekir.
1990'larda yeni yıl arifesinde bir ofise girseniz, birçok çalışanın masasının üstünün, etrafının hatta dolaplarının hediyelerle dolup taştığını görürdünüz. Beraber iş yaptığınız şirketler, ajanda, kalem, içki, gömlek, kravat, içinde şarabından peynirine salamına kadar yılbaşı akşamı masanızı süsleyecek zengin bir yılbaşı sepeti gibi çeşit çeşit hediyeler gönderirlerdi. Ekonominin iyi gitmesi, şirketlerin daha büyük işler yapmak için iş ortaklarını motive edecek hediyeler göndermesi son derece doğal kabul edilirdi. Sadece yeni yıl ve bayramlarda değil, iş yaptığımız kişilerin doğumgünü, evlilik yıldönümü gibi özel günlerinde de hediye göndermek kişiye verilen değerin göstergesiydi.
2000'lerin başından itibaren bu hediye bombardımanı küresel krizlerin kıskacına takıldı. Birçok şirket abartılı hediyelere son verdi, hediye bütçelerini büyük ölçüde kıstı. Takvim, ajanda gibi şirketi temsil eden ancak büyük harcamalar gerektirmeyen hediyeler tercih edilir oldu. Şirketler, insan kaynakları politikalarına kurumsal hediye verme ve alma kurallarını da dahil ettiler. Birçok kurumsal şirket 25 veya 50 dolar gibi hediye başına tavan değerler koydu. Bu değerlerin üzerinde hediye almak veya vermek yasaklandı. Böylece, kişilerin kabul edemeyeceği yüksek meblağlarda hediyeleri şirket politikası gereği red etme imkanı ortaya çıktı. Bazı şirketler alkollü içkileri hediye olarak kabul etmeyi yasakladı. Kısacası, kurumlar kendi imajlarına yakışır şekilde hediyeler vermeyi ve aynı profesyonel çizgide hediyeler kabul etmeyi benimsediler.
Neden hediye veririz?
Kurumsal hediye politikalarını anlamak ve uygulamak için öncelikle neden hediye verdiğimizi düşünmek gerekir. Hediye vermenin amacı karşınızdakine değer verdiğinizi göstermektir. Sevdiklerinize, eşe dosta akrabaya özel günlerinde veya bayram, yeni yıl gibi herkes için anlam taşıyan zamanlarda, onların zevkleri ve ihtiyaçları doğrultusunda birşeyler alırsınız. Onlar da aynı şekilde size hediyeler verir. Özel yaşantımızda olduğu gibi, iş dünyasında da hediye alıp vermek iş ilişkilerimizin olağan bir parçasıdır. Hediye ile berabar çalıştığınız şirketlere, müşterilere, tedarikçilere veya çalışanlarınıza onlarla iş yapmaktan duyduğunuz memnuniyeti gösterirsiniz. Aynı zamanda, bu şirketlere uzun soluklu iş yapmak istediğinizin de sinyalini verirsiniz. Ancak, iş dünyasında verilen hediyelerin seçimi kişilerin ihtiyaç ve isteklerinin ötesinde, iş ilişkisinin gereklerine yakışır şekilde yapılmalıdır.
Hediye verirken nelere dikkat etmeli?
Kurumsal hediye verirken hediye verdiğiniz şirketin hediye kabul edip etmediğinden emin olmak ilk adımınız olmalıdır. Hediye verirken en son isteyeceğiniz şey kontağınızı zor durumda bırakmak olur. Kurumsal hediye hiçbir zaman borcunuzu kapamak veya şirketle ilerde yapılacak işler için avans gibi algılanacak büyük meblağlarda olmamalıdır. Karşınızdakinin ‘bunu kabul edemem' diyeceği değerde veya anlamda hediyelerin seçilmesinden kaçınmak gerekir.
Özellikle kurumsallaşmış şirketlerde çalışan kontaklarınıza kişisel hediyeler almamak yerinde olacaktır. Ancak, karşınızdakini tanıdığınızı ve önemsediğinizi belli edecek, onun kullanacağını bildiğiniz hediyeleri seçmek sizi müşterinize ve iş ortağınıza yakınlaştıracaktır. Her zaman hediye alır ve verirken tarafların iş ilişkisinde olduğu unutulmamalıdır. Birçok kurumsal şirketin hediye almak ve vermeğe yönelik kuralları vardır. Örneğin, Amerika'daki birçok şirkette 25 doların üzerinde hediye kabul etmek yasaklanmıştır. Bazı şirketlerde herhangi bir hediye kabul etmek yasaktır veya yazılı kurallar olmasa da hoş karşılanmaz. Bu tür hediye politikalarının önceden bilinmesi daha sonra geri gönderme gibi durumların olmasını önlemek açısından önemlidir.
Hediye seçiminde az ve öz ancak kalitenin ön plana çıktığı şeyler seçilmelidir. Seçtiğiniz hediye sizi ve şirketinizi temsil edecektir. Tabii bu da kaliteden ödün vermemek adına bütçenizi aşan hediyeler almanız anlamına gelmemelidir. Küresel bir ekonomide iş yapan şirketlerin ayrıca dikkat etmesi gereken kültürel farklılıkların hediyelere yansıtılmasıdır. Bir kültür için uğurlu sayılan bir obje bir diğer kültürde kaba şeyler çağrıştırabilir.
Hediyenin seçimi kadar paketlenmesi, gönderimi ve içine iliştirilen notun da büyük etkisi vardır. Özenle seçilmiş bir paket kağıdıyla paketlenen ve içine kendi el yazınızla yazılan bir not gönderdiğiniz kişiye değer verdiğinizi ve hediyeye emek harcadığınızı net bir şekilde ortaya koyar. Hele kurye veya posta yoluyla göndermek yerine, elden götürülen hediye farklı bir etki yaratacaktır.
Hediyenin zamanlaması da hediyenin ne olduğu kadar önemli olabilir. Örneğin, yeni iş yapmayı planladığınız bir müşteriye pahalı bir hediye vermek veya işinizin hızlı yapılması için görevli kişiye hediye vermek kolaylıkla yanlış anlaşılabilir, rüşvet olarak görülebilir.
Kişisel değil ancak kişiye özel hediye
Belli bütçe ve kabul gören iş etiği çerçevesinde seçilen hediyenin kişiye özel olması sizi ve sizin hediyenizi diğerlerinden ayırır. Tüm müşterilerinize aynı hediyeyi göndermek sizin kesinlikle çok daha az zamanınızı alacaktır ancak büyük bir etki bırakmayacaktır. Oysa, siz ödevinizi yaparak müşterinizin ilgi, ihtiyaç ve prensiplerine uygun düşen ve onu mutlu edecek hediyeyi bulabilirsiniz. Örneğin, sürekli seyahat halinde olan A firmasının temsilcisine bir seyahat aksesuvarı alırken, sosyal sorumluluk projeleriyle ilgilenen B firmasındaki kontağınızın adına birkaç ağaç diktirebilir veya onun adına bir çocuk okutabilirsiniz.
Hediye alternatifleriniz neler?
Ajandalar ve takvimler birer yılbaşı klasiği. Her şirket kendi ürünlerini öne çıkaran bir veya birden çok takvim ve ajanda bastırıyor. Müşterilere, iş ortaklarına ve çalışanlarına bu ajanda ve takvimleri çok sayıda dağıtıyor. Özellikle çok sayı konusunda dikkatli olmak gerekli. Ajanda gönderdiğiniz kurumların sizden başka birçok iş ortağı olduğunu ve yeni yıla girerken muhtemelen onlarca ajandanın dolaplara kaldırılıp belki de hiç kullanılmayacağını düşünmek lazım. Gönderilen ajandaların sayısının azaltılmasında ve kullanışlı bir formata sahip olmasına özen gösterilmeli.
Sosyal Sorumluluk Projeleri yeni yıla fark yaratarak girmenin bir yolu olarak görülüyor. Müşterinizin kendi kullanacağı bir hediye vermek yerine, onun adına yardıma ihtiyacı olanlara destek olmuş oluyorsunuz. Çocuklara eğitimden hayvanları korumaya veya ağaç dikmeye kadar birçok alanda faaliyet gösteren kurumlara müşterileriniz adına bağış yapabilir, çevrenizdekilere elle tutulur katkı sağlayabilirsiniz. Yılbaşında sosyal sorumluluk projesi hediye edebileceğiniz kurumlar arasında Türkiye Eğitim Gönüllüleri Vakfı (TEGV), TOÇEV - Tüvana Okuma İstekli Çocuk Vakfı (TOÇEV), Hayvanları Koruma Derneği (HAYKOD), çevreyi koruma ve ağaçlandırma çalışmalarıyla TEMA Vakfı yer alıyor.
Elektronik/Kitap/Video gibi eğlence içerikli hediyeler halen çoğu şirketin tercihleri arasında. Yılbaşı hediyesi olarak keyifli bir hediye vermek, kişilerin hoş zaman geçirmesine ön ayak olmak hoş bir jest olarak düşünülüyor.
Bu tür ürünlere yeni katılan Momento ilgi duyabileceğiniz hobileri müşterilerinize veya çalışanlarınıza hediye etmenize olanak veriyor. Bir dükkandan hediye çeki vereceğinize, anlaşmalı birçok kurumdan herkesin farklı ilgi alanlarına hitap edecek çeşitlilikte bir hizmet çeki veriyorsunuz. Örneğin, fotoğrafçılıkla uğraşmak isteyen çalışanınız ne zamandır ertelediği fotoğrafçılık kursuna hemen başlayabiliyor, bir diğer grup bir Cumartesi gününü paintball oynayarak geçirebiliyor. Geniş alternatif sunan bu tür aktivite/hobi hediyeleri sayesinde hediyeniz hem çok sayıda insana hitap ediyor, hem de kişiye özel oluyor.
