e-Fatura / e-Defter'le ilgili bilmemiz gerekenler

Vergide e-dönüşüm süreci kısa sürede önemli bir mesafe katetti. Önümüzdeki süreçte de değişimin aynı hızla devam edeceği anlaşılıyor. 

Özellikle belli büyüklüğün üzerindeki işletmeler, değişime ayak uydurmaya çalışıyor. Bu çerçevede şirketlerin bilgi işlem sistemleri yenileniyor, bünyelerinde e-dönüşüm ekipleri kurarak bu ekiplerde sistem uzmanları, muhasebe-vergi uzmanları ve proje yöneticileri istihdam etmeye başlıyorlar.

Her yeni mevzuat ve uygulamayla birlikte yeni sorunlar, tereddütlü konular ortaya çıkıyor.

Bu ve devamında birkaç makalede, e-Fatura ve e-Defter konularını incelemeye çalışacağım. Bu makalede geçiş takvimini ve başvuru süreçlerini bulacaksınız. Sonraki makalelerde ise tartışılan vergi konularını ve bu konulardaki görüşlerimi bulacaksınız.

e-Fatura / e-Defter geçiş takvimi

Aralık 2012’de yayımlanan 421 sıra no.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'nde yapılan düzenlemeler çerçevesinde bir çok işletme, 2014 yılı başı itibariyle e-Fatura, 2015 yılı başı itibariyle de e-Defter uygulamasına girdi.

Haziran 2015’de yayımlanan 454 sıra no.lu Genel Tebliği uyarınca e-Fatura ve e-Defter uygulamasının kapsamı genişletildi. Bu tebliğ gereği uygulama kapsamına giren mükellefler, en son zorunluluk kapsamında olmak için gerekli asgari brüt satış hasılatı tutarları ile birlikte aşağıda tablo 1’de yer almakta.

Bu kapsamın dışında kalan mükellefler de istekleri doğrultusunda e-fatura ve e-defter uygulamasına geçiş yapabilirler.

e-Fatura başvuru süreci

e-Fatura uygulamasına zorunluluk kapsamında veya gönüllü olarak geçecek şirketlerin, www.efatura.gov.tr adresinden elektronik başvuru yapmaları gerekir.

Başvuru aşamasında e-Fatura uygulamasından yararlanmak için kullanılacak yöntemin belirtilmesi zorunludur.
e-Fatura uygulamasından yararlanmak için kullanabilecek üç yöntem bulunmaktadır:

- GİB e-Fatura Portalı’nı kullanarak: e-Fatura’lar internet tabanlı GİB e-Fatura Portalı kullanılarak gönderilir ve alınır. Bu yöntem, toplu fatura gönderimlerine çok elverişli değildir. Bu nedenle, nispeten az fatura trafiği olan şirketler için elverişlidir.

- Özel Entegratör kullanarak: Gelir İdaresi'nden özel entegrasyon izni olan şirketlerin Bilgi İşlem Sistemleri kullanılarak e-Fatura uygulamasından yararlanılır.

- Bilgi İşlem Sistemi entegrasyonu ile: Bilgi işlem sistemleri yeterli olan kullanıcılar, gerekli entegrasyonu sağlamaları koşulu ile e-Fatura uygulamasını doğrudan kendilerine ait bilgi işlem sistemleri aracılığı ile yapabilirler.

Kullanılacak yöntemden bağımsız olarak, başvuru öncesinde e-Faturaların onaylanmasında kullanılacak bir elektronik mali mühür temin edilmesi gerekir.

Elektronik defter başvuru süreci

e-Defter uygulamasına geçmek isteyen şirketlerin www.edefter.gov.tr adresinden elektronik başvuru yapmaları gerekmektedir. 

e-Defter başvurusu sırasında, mali mühür kullanılması, dolayısıyla başvuru öncesinde mali mühür temin edilmesi gerekmektedir. Elektronik mali mühür temin etmek için TÜBİTAK Kamu-SM’ye elektronik mali mühür başvurusunda bulunulur. Bunun yanı sıra, e-Fatura uygulaması kapsamında alınacak mali mühür, e-Defter başvurusunda da kullanılabilmektedir.

e-Arşiv geçiş takvimi

Aralık 2013’de yayımlanan 433 sıra no.lu Genel Tebliği ile yürürlüğe giren e-Arşiv uygulaması, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak faturanın elektronik ortamda oluşturulması, elektronik ortamda muhafazası, ibrazı ve raporlamasını kapsayan bir uygulamadır.

Tebliğe göre, internet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan ve 2014 yılı gelir tablosu brüt satış hasılatı tutarı 5 milyon lira ve üzerinde olanlar, en geç 1 Ocak 2016 tarihine kadar e-Arşiv uygulamasına geçmek zorundadır.

e-Arşiv başvuru süreci

e-Arşiv uygulamasına zorunlu veya gönüllü olarak geçecekler için, kullanılacak yönteme göre farklılaşan bir başvuru süreci vardır.

- Uygulamayı Gelir İdaresi'nden e-arşiv izni almış özel entegratörlerin bilgi işlem sistemi üzerinde kullanmak isteyenler, doğrudan özel entegratöre başvurarak e-Arşiv uygulamasına geçebilirler. Başkanlığa ayrıca bildirimde bulunulmasına gerek yoktur. 

- Uygulamayı kendi bilgi işlem sistemi üzerinde kullanmak isteyenler www.efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanan e-Arşiv Uygulaması Başvuru Kılavuzu’nda açıklanan şartlara uygun olarak başvuru yaparlar.